איך להיות פקיד קבלה?

ברגע שאתה נכנס למשרד, יש אדם שבדרך כלל ישאל את השאלה 'איך אוכל לעזור לך?' זה בדרך כלל פקיד הקבלה של החברה. פקיד הקבלה הוא עובד החברה הממונה על ברכת המבקרים והשותפים העסקיים. היא מתקשרת למשרד, מעבירה את השיחות למחלקה אחרת במידת הצורך ולעתים אף מכינה קפה למנהלי החברה. זו עבודה הדורשת מיומנויות ריבוי משימות. אם אתה חושב שאתה יכול לעשות את הדברים האלה, אתה חייב להיות בדרך להיות פקידת קבלה מצליחה.

המשך לקרוא כדי לברר כיצד תוכל להתמודד עם מועמדים אחרים שרוצים באותה מידה את התפקיד הזה:

• היו מוכנים לחובות ותחומי העבודה. תפקיד פקיד הקבלה דורש הכשרה במשימות מסוימות. זה יתרון לקחת שיעורי כתיבת עסקים ממוסד אקדמי מוסמך או דרך חניכה אצל פקידת קבלה אחרת. אתה יכול ללמוד אקדמית כיצד לטפל נכון בשיחות מסוימות. זה יכלול את הדרך הנכונה לענות לשיחת טלפון, לברר, לשים לב להודעות שנשלחו באמצעות דואר אלקטרוני או דואר ולעשות משימות חשובות אחרות שהוקצו על ידי ההנהלה. את המשימות הנפוצות ביותר כי צרכים של פקידה כן כוללות, מענה לפניות, לרשום הודעות, כתיבת מכתבים, מיילים ותזכירים; צילום ומסמכים בפקס, קביעת פגישות וקביעת לוחות הזמנים של המנהלים.
• למד כיצד להשתמש בכלי משרד כמו Microsoft Office. הידע על תוכנת משרד זו יעזור מאוד בעיבוד המידע שעליך לייצר. תוכנית MS-Office יש גיליונות אלקטרוניים ומעבדי תמלילים שיכולים לזרז את ההישג של משימות פקידותיות.
• להיות מתקשר טוב. היכולת שלך לתקשר היטב עם קהל הלקוחות איתו החברה שלך עובדת; יעשה עליהם רושם גדול. כנציג הארגון, היה מקצועי מאוד בהתמודדות איתם. למדו את אומנות התקשורת ביעילות על ידי הרשמה לקורסי עסקים או תקשורת קצרים באזורכם. זה גם יאפשר לך לקבל מושג כיצד העולם העסקי האמיתי הוא. לימוד האופן המתאים הוא תקשורת מקצועית עם מקורבים עסקיים, יכול להיות טוב מאוד לעסקי החברה שלך.
• מצא תעשייה שמעניינת אותך. מחקר אודות הענפים איתם אתה רוצה לעבוד. הסתכל סביבך בשכונה, מצא מידע נוסף באינטרנט, שאל סביב אנשים שעובדים בארגונים אלה ולמד עוד על התעשייה שבחרת תוך כדי תנועה. לאחר שהחלטת היכן ברצונך לעבוד, הציג בפני עצמך קורות חיים טובים, ציין את תעודותיך האקדמיות והמקצועיות והיה מוכן כשאתה צריך ללכת לראיון.
• למד כיצד לבצע ריבוי משימות. בוסים גדולים בדרך כלל מתרשמים ונוח להם יותר לעבוד עם אנשים שהם יכולים לסמוך עליהם. הם רוצים להרגיש בטוחים כאשר הם עובדים ופרודוקטיביים יותר אם הם יודעים שהם יכולים לסמוך על עוזריהם. בתור עוזר במשרד, להראות לבוס שלך שהוא או היא יכולים לסמוך עליך במילוי חובותיו שלך מצוין. לפעמים זה עשוי לדרוש דרכים או שיטות יעילות ויעילות לביצוע העבודה, שתוכל לפתח לאורך זמן.

מועדים חשובים

תפקיד פקיד קבלה יכול להיות התחלה של משהו גדול יותר. עבוד על כך שיהיה לך טוב בזה ובהחלט תהיה לך יתרון על פני מועמדים אחרים שלוקחים מועדים ופרטים חשובים כמובנים מאליהם.