כיצד לטפל בהפרעות ביעילות?

האם מישהו מאלה קרה לך אי פעם?

• אתה עובד על פרויקט גדול שדורש תשומת לב רבה כשלפתע אתה מקבל מבקר שרק רוצה לשוחח איתך.

• אתה כותב דוא"ל ללקוח פוטנציאלי כאשר פתאום בעלך או אשתך מתקשרים אליך ומתלוננים שאתה לא נותן להם מספיק תשומת לב.

• אתה כותב דו"ח לבוס שלך, כשלפתע אתה מתבקש להשתתף בפגישה שיש לה מעט מאוד קשר אליך או לתפקיד שלך.

עבודה חשובה נשארת פתוחה

אני מהמר שאחת התגובות הראשונות תהיה כעס, תסכול או אפילו שניהם. עם זאת, זו לא חוויה נעימה להפריע בזמן שאתה עושה משהו חשוב. חוץ מזה זה גם מוסיף עליכם לחץ מכיוון שהעבודה החשובה נשארת פתוחה ולא מבוטלת עד שתסיימו עם ההפרעה. אז איך מתמודדים עם מה שמכונה "בזבוזי זמן"?

קודם כל אתה צריך לחשוב על דרכים למנוע הפרעות להגיע אליך. ישנן דרכים שונות להשיג זאת:

• אמור לעוזר שלך לדחות שיחות או מבקרים עד לשעה מסוימת. בדרך זו, אתה יכול להתמקד בעבודה ללא מחשבה שאתה עלול להיות מוטרד. אם כי תצטרך לצפות שתצטרך להתקשר הרבה או להיפגש עם הרבה אנשים לאחר מכן.

• עבור למקום שיאפשר לך לעבוד ללא הפרעה. זו הסיבה מדוע מנהלים מסוימים מעדיפים לעבוד בבית קפה או בחדר ישיבות שאינו בשימוש. עם זאת, הבעיה היא שתתקשה לחזור למשרד אם יתקיים חירום.

• התנתק מהאינטרנט. אין דבר פולשני יותר מהיכולת לעבוד ובמקביל לצפות בסרטים ב- YouTube או לשוחח עם חברים על ידי שליחים מיידיים. אם אתה יכול לעשות את העבודה שלך במצב לא מקוון, כן ייטב. עם זאת, אם עבודתך כוללת שימוש בהודעות מיידיות ודואר אלקטרוני, עדיף יהיה להשלים את עצמך להתמקד במשימה העומדת בפניך.

מה אתה עושה אם זה כבר לפניך? יש דברים שאתה צריך לחשוב עליהם קודם:

• האם זו באמת הפרעה? רוב אלה אולי הזדמנות בהתהוות או אפילו יותר גרוע, זה עשוי להיות סימפטום של אסון גדול עוד יותר. אז לפני שאתה בכלל חושב שזה מטרד, תחשוב על זה. אם זה כן, אז הציעו כמה אמצעי עצירה זמניים או נקבעו זמן להתמודד איתו ביום.

• האם זה משהו שאפשר לסיים תוך 2 דקות? אם רק צריך להסתכל על טופס למשך דקה ואז להחתים אותו, עדיף שתהיה עם זה.

אם זה לא נופל על כל אלה, זה באמת חייב להיות הפרעה. יש לך שתי אפשרויות להתמודד עם זה:

• התרחק ממקור ההפרעה. או שתסלח לעצמך מחוץ לפגישה או פשוט תסגור את חדר הצ'ט. לפעמים רק להתרחק ממנו ולראות את זה לא חשוב הופך את העבודה החשובה שלך לברורה עוד יותר.

להתעמת עם זה. אתה יכול לבקש מהמבקר להיפגש איתך במועד אחר, או אם זה דוא"ל, כתוב שתשיב לו עם כל הפרטים שהוא דורש ביום אחר מסוים. זו דרך נהדרת עבורם לדעת שאתה עסוק מדי בשבילם כרגע, אבל ייתן תשומת לב בלתי מחולקת שלך ביום אחר.