סדר יום ישיבות אפקטיבי יכול לקבוע את כל הנושאים שיידונו, כמו גם את אנשי המפתח המעורבים, מה שיוביל לפגישה תמציתית אך מלאה.
פגישות חשובות להפצת מידע ולקבלת החלטות, אך הן יכולות לבזבז זמן רב שאחרת ניתן להקדיש לפרודוקטיביות. כאחראי על ארגון הפגישות, אתה עשוי לחשוב שכתיבת סדר היום מבזבזת זמן כמו הפגישה עצמה, אך אתה טועה. סדר יום ישיבות אפקטיבי יכול לקבוע את כל הנושאים שיידונו, כמו גם את אנשי המפתח המעורבים, מה שיוביל לפגישה תמציתית אך שלמה שתתקיים. סדר יום מחושב היטב יביא אפוא לפגישה נטולת עיכובים והסחות דעת מיותרות, ותחסוך את הזמן של כולם.
סדר יום כתוב היטב יכול לשפר את זרימת הפגישה בכך שהוא מאפשר למשתתפים להתכונן אליו מראש.
להלן מספר טיפים לכתיבת סדר היום של הפגישה.
הכינו את סדר היום לפחות שבוע מראש. תנו לאנשי הצוות זמן להתכונן לפגישה או לתקן את לוחות הזמנים שלהם כדי להתאים אותה. דרך טובה לשפר את תפוקת המשרד היא לקבוע תאריך לפגישות רגילות ואז לקבוע תאריכים קבועים כאשר אתם צפויים לכתוב עבורם את סדר היום.
קבע את הנושאים בפגישה. על ידי קביעת הנושאים ניתן לנהל את משך הפגישה ולהשתתף בהכנות מראש. השתמש בנקודות קליע כדי לחזק את הרעיון של פגישה קצרה. הצהיר אם הפגישה תתקיים תוך פחות משעה, מספר שעות, כל היום או בפרק זמן. טיפ אחד ליצירת פגישה קצרה הוא שכל הנושאים משתלבים בעמוד אחד. דחו נושאים עודפים למועד מאוחר יותר.
קבעו את המיקום, השעה ואנשי המפתח המעורבים בכל פגישה. מידע חיוני זה ימנע את עיקר הבירורים שיחולו אחרת עם פרסום סדר היום המעורפל. זה גם ישמור על אנשים מודעים לזמן ויפחית דיון מיותר בפגישה. קבע את הפגישה בשעה שרוב הצוות זמין. זמן מוגדר יאפשר גם למשתתפים לתזמן מחדש את תוכניותיהם האחרות לאותו יום. לסיום, הוסף תזכורות חיוניות כגון כיבוי הטלפונים הניידים, מועדים להצעות לשינויים וכתובת דוא"ל לאנשי צוות שחייבים להגיש מכתב לפיו אינם יכולים להשתתף בפגישה.
השתמש ב- OARR כמדריך לפגישה אפקטיבית. משמעות OARR היא "מטרות, סדר יום, תפקידים ואחריות". מדריך זה יקבע את המטרה של כל פגישה מסוימת, את הנושאים עליהם יש לדון ואת הציפיות מהמשתתפים.
בטל נושאים שניתן לדון בהם בערוצים אחרים. הפגישות יעילות מאוד בקבלת ההחלטות הקבוצתיות בכך שהם מאפשרים עסקאות פנים אל פנים ודיונים בו זמנית. עם זאת, זה יכול להיות זמן רב והפחתת פרודוקטיביות, ואף יכול להפחית את המורל המשרדי על ידי חיזוק תחושות של חוסר פעילות. הגבל את הנושאים לאלה החשובים והדחופים מספיק כדי לזכות בדיון בפגישות ואז מצא דרכים אחרות להפיץ ולדון על נושאי שאריות באמצעות אמצעים אלקטרוניים כגון דואר אלקטרוני במשרד והודעות מיידיות, או אינטראקציה אחד על אחד.
בקש מחבר לעבודה מהימן לבדוק את סדר היום. המידע צריך להיות ברור ופשוט, ללא שגיאות דקדוק.
הדפיסו את סדר היום. פרסם את סדר היום בלוח המודעות של המשרד לעיני כל. אתה יכול גם לחזק פעולה זו על ידי שליחת דוא"ל מאותה סדר יום למשתתפים.
סדר יום כתוב היטב יכול לשפר את זרימת הפגישה בכך שהוא מאפשר למשתתפים להתכונן אליו מראש. אם למשרד יש פורמט פגישות משלו, יש להחיל נוסחה זו כך שכל המשתתפים כבר יכירו את זרימת הדיון.
