כיצד לתזמן אירועי ועידה?

אירועי ועידה יכולים להיות מהנים ומעייפים בעת ובעונה אחת, תלוי מהן הפעילויות. ישנם מקרים בהם עסקים מעורבים בהנאה מכיוון שיותר מדי מידע מכריע. יש מארגנים שטועים בכך שהפעלות הסדנאות ארוכות מדי, מה שהופך אותן למשעממות ומעוררות פחות התלהבות מהמשתתפים.

קביעת פגישות ועידה

בתזמון פגישות ועידה, על המארגנים לבדוק עם הגורמים המעורבים את לוחות הזמנים הזמינים שלהם. לאחר הכנת מקומות הכנס ולוח השנה של הכנס, יש ליידע את המשתתפים על פגישת הכנס המתוכננת לפחות חמישה ימים לפני כן. על המארגן להזכיר לצדדים המעורבים שלושה ימים לפני הפגישה האמורה בכדי לאשר את השתתפותו של האחרון. כמו כן, יש ליידע את המשתתפים בכל עדכון או ביטול הנוגע לפגישה. חובת המארגנים לתת למשתתפים את לוח האירועים לכנס.

בדרך כלל, אירועי ועידה נקבעים כאשר:

1. מפלגה פוליטית צריכה לתכנן את המצע שלה ולבחור את המועמדים לתפקיד. יצירת פלטפורמה אינה קלה ולכן חשוב לחברי המפלגה לדון בה. מלבד זאת, הם צריכים לדעת גם מי ראוי להתמודד על תפקיד.
2. נדרשות החלטות עיקריות. יש צורך בפגישה עם הדירקטוריון כדי לדון בהצעות פרויקט חדשות והרחבות עסקיות, בין אם הם צריכים להמשיך בפרויקט או לנטוש אותו לעת עתה. כמו כן, סגירת סניפי או סניפי חברות היא גם סיבה לכינוס ישיבת ועידה. הסיבות להתרחשותה וכיצד למנוע את התרחשותה מחדש הן הנושאים העיקריים הנחקרים במהלך ישיבת הוועידה.
3. יש קרנות שמבקשות תרומות ועבודות צדקה אחרות. פעילויות גיוס תרומות ועבודות צדקה כפופות לאישור חברי הדירקטוריון, כולל איזו פעילות גיוס תרומות יעילה ביותר וחלוקת האחריות בין המחלקות.
4. יש בניית צוותים. בניית צוותים מתקיימת בדרך כלל במהלך הקיץ. כנס שנתי זה הוא דרך לבנות תיאום ואמון בין העובדים והבוסים שלהם. עובדים חדשים מרוויחים הכי הרבה בכנס השנתי הזה מכיוון שכאן הם באמת יודעים מי הם עמיתיהם. באמצעות אירועי ועידה, רעיונות נאמרים בחופשיות פחות הקפדה על המשרד.
5. יש לדון במעמדה הנוכחי של החברה. במהלך אירועי ועידה מדברים על דוחות כספיים ואסטרטגיות עסקיות לשיפור החברה. בדרך כלל אירועי ועידה מסוג זה נמשכים יום אחד בלבד.
6. יש טכנולוגיה חדשה, המצאות ושפות תכנות מהן יכולה החברה ליהנות. אירועי כנסים נקבעים כאשר החברה צריכה לשפר את הידע שלהם בתחומי נישה.

בקנדה, מרכז הכנסים שו, הידוע בכינויו השו, הוא מקום כנסים משותף. הוא מתגאה באטריום הזכוכית המשקף את גבעת עמק הנהר שמבנה זה מובנה בתוכה. יש בו ארבעה אולמות כנסים, אותם ניתן להמיר לאולם כנסים גדול אחד על ידי קיפול המחיצות. לא רק זאת, ל"שו "יש 13 סלונים המשמשים לסמינרים וסדנאות כנסים.