כיצד להגדיר אירועי ועידה?

ועידות יכולות להיות רוצח לארגן - אם אתה עומד בראש הקמת כנס, יש פשוט הרבה פרטים שתצטרך לקחת בחשבון. למרות זאת, קחו לב! רק זכרו שכל מה שנדרש יהיה תכנון נכון והכנה, תוך התמקדות בפרטים ופירוק המשימות העיקריות לרכיבים שלהם, כדי להפוך אותם לביצועים יותר. תתעודד גם מהעובדה שככל שהאתגר גדול יותר, כך תגמוליך ותחושת ההישג שלך גדולים לאחר שביצעת אותו בצבעים מעולים. עם זאת, בואו נסתכל מקרוב על כמה טיפים שיעזרו לכם אם הייתם עומדים, או אם אתם בתהליך של הגדרת אירועי ועידה:

מקומות הכנס. אחד הדברים הראשונים שעליך להקים יהיה המקום. אם ללקוח, לחברה או לעסק כבר יש מקום מוגדר, טוב. תוכלו להתמקד יותר בהכנת מקום זה. אם חלק מהאחריות שלך יהיה לבחור מקום, אז כמה גורמים שעליך לקחת בחשבון לבחירתך יהיו: גודל החדר ומידותיו, נגישותו, מחיר השכירות והאווירה הכללית שלו. זכור לבדוק ציוד היקפי כמו השירותים, מקורות החשמל וכו '.

תומך בחומרה

ברגע שקיבלתם את המקום, הדבר הבא שעליכם לתכנן יהיה ההקמה הפיזית. שוב, הדבר יהיה תלוי בגורמים כגון סוג הכנס (האם מדובר בכנס כנס, כנס שנתי, סמינר כנסים וכו '); מספר האנשים שישתתפו בהם; מידת הפורמליות; והמקום עצמו. רכשו פריסה מודפסת של כל המקום כדי לסייע לכם בעבודה עם גודלו ומידותיו. בדרך כלל, ועידה תביא את הקהל לשבת ופונה לאזור מוקד מלפנים. באזור קדמי זה עשוי להיות כל הציוד הדרוש להצגת הנתונים (אם התוכנית מצריכה זאת) כגון מסך לבן להצגת מצגת המצגות; באזור האחורי (בחלק האחורי של הקהל) יהיה בדרך כלל החומרה התומכת כמו המחשב או המחשב הנייד והמקרן.

האוכל. אם חלק מחבילת אירועי הכנס שלך הוא האוכל, אז וודא שאתה מוריד את הפרטים: האם זה יהיה לארוחת בוקר, צהריים או ערב? כמה יאכלו? מה יהיה התפריט (חשוב מאוד שתקח בחשבון גורמים כמו דת, תרבות וקבוצת גיל בעת תכנון התפריט)? איזה סגנון אכילה יתקיים (בסגנון מזנון, מלצרים יגישו וכו ')? כלל כללי במהלך כנסים, לעומת זאת, יהיה הגשת אוכל אצבעות ומשקאות פשוטים. במילים אחרות אוכל, מה שלא יהיה כבד על הבטן - אחרי הכל, זו לא מסיבה או התארגנות, אלא פונקציה מקצועית.

מסגרת זמן מציאותית

האורחים. וודאו כי ההזמנות נשלחות במסגרת זמן מציאותית, הרבה לפני הכנס בפועל - אך לא מתקדמות מדי, מכיוון שהאורחים עשויים לשכוח הכל. זמן הגיוני יהיה שלושה עד ארבעה שבועות לפני האירוע. דאג לאשר את הנוכחות, כך שתוכל להקים רשימה סופית של משתתפים כשבועיים (לכל המאוחר) לפני האירוע.

מזג אוויר סוער ואמצעי זהירות אחרים. במילים פשוטות, חשוב שתקדימו את כל הדברים האפשריים שעלולים להשתבש במהלך הכנס, ואז תתכננו עבורם. אם מדובר בכנס בחוץ, למשל, תכננו אוהלים למקרה שיירד גשם. אם יש הפסקת חשמל, שכר גנרטור. השג מחשב נייד נוסף למקרה והמחשב לא עובד.

שכור שירותי אירועים מקצועיים. אתה יכול לבחור למיקור חוץ של כל התכנון. אחרי הכל, לפעמים עדיף להשאיר את הכל לאנשי מקצוע, במיוחד אם מדובר באירוע כנסים ענק שקורה במלון 5 כוכבים בלאס וגאס, למשל. אתה יכול לבדוק רשימות של מארגני אירועים באזור שלך, או לבקש המלצות מהקולגות שלך שניצלו בעבר שירותים מקצועיים כאלה.

זכרו, המפתח כאן הוא לתכנן היטב! הכן לוח ישיבות בכנס שיאפשר לך לארגן את כל התכנון שלך ויעזור לך להתמקד במשימות שלך. כשהכל נגמר, תנו לעצמכם טפיחה על השכם ובירכו את עצמכם על העבודה שנעשתה היטב!