במערכת שירות מענה וירטואלי, מי שמספק את מערכת המענה כבר לא צריך לרכוש, להתקין או לתחזק שום סוג של ציוד פיזי.
בעת הקמת מערכת שירות מענה וירטואלי, עשוי להועיל לשקול את ההבדל בין מערכת לענות מענה קונבנציונלית, אשר עדיין ניתן למצוא במספר משרדים כיום. מערכת מענה קונבנציונלי כרוך מספר קווי טלפון מחובר למרכזייה, אשר שנווטה אז על ידי כמרכזנית מי מסלולי שיחות בהתאם. במקרה שלא ניתן לנתב את השיחה, נורית על המרכזייה מסמנת למפעיל להודיע לו כי האדם באותו סיומת אינו זמין עוד. לאחר קבלת האות יכול המפעיל להודיע למתקשר שהאדם שאליו הוא מנסה להגיע כבר אינו שם, והוא יכול פשוט לשאול אם יש הודעה שהמתקשר היה רוצה להעביר.
מערכת שירות מענה וירטואלי פועל על אותו עיקרון, אבל לא בהכרח דרך אותו אמצעי. במערכת שירות מענה וירטואלי, מי שמספק את מערכת המענה כבר לא צריך לרכוש, להתקין או לתחזק שום סוג של ציוד פיזי. למעשה, הספק אפילו לא צריך שיהיה לו משרד מרכזי ממנו ניתן יהיה להפעיל את מערכת המענה - אין צורך לשמור על קווי טלפון מרובים, והמערכת יכולה להמשיך לפעול גם במקרה של הפסקת חשמל.
מערכת שירות מענה וירטואלי
מערכת שירותי מענה וירטואלי פועלת על פי אותו עיקרון, אך לא בהכרח באותם אמצעים.
עם זאת, תזדקק לאלמנט אנושי במערכת שירותי המענה הווירטואלי, כך שתצטרך להעסיק צוותים לשם כך. אך מעצם העובדה שאינך זקוק עוד לתשתיות כגון מכונות, שטחי משרדים או קווי טלפון, הצוות הווירטואלי שלך יכול לעבוד מכל מקום. מערך זה אידיאלי עבור אלה שאורחות חייהם או העדפותיהם מכתיבים שהם יצטרכו לעבוד מהבית. עם זאת, הטכנולוגיה הפכה את השימוש בשירות מענה לפשוט ביותר - כל מה שאתה באמת צריך זה מספר לקוחות וצוותים על מנת להעלות את מערכת המענה הווירטואלי שלך מהשטח.
המערכת למעשה די פשוטה. תוכנה שתתקין תעמיד אוטומטית בתור את השיחות הנכנסות שמקבלת המערכת ותנתב אוטומטית את השיחה למספר מוגדר מראש או לתור לבחירתך. זה נקרא ACD, או חלוקת שיחות אוטומטית, והוא תהליך ניתוב שיחות למספרים או לעובדים שצוינו. בהתקנה זו, מסלולי ה- ACD מתקשרים על סמך החשש, בין אם מדובר במכירות, תמיכה טכנית, תמיכה לאחר מכירה או תמיכת לקוחות. רשימת סוגי המתקשרים יכולה להימשך ונמשכת - כל מה שתצטרך לעשות זה להגדיר לאן ולמי השיחות האלה אמורות להגיע.
באפשרותך להגדיר את שירות המענה הווירטואלי שלך על ידי פנייה למספר נותני שירות המתמחים בדברים מסוג זה. עם זאת, אתה יכול לעשות קצת מחקר באינטרנט כדי לברר מי מהספקים שיכולים לתת מענה נכון לצרכים שלך. אתה גם רוצה לבדוק אילו ספקים מציעים תמיכה, מכיוון שזה יכול להפוך לגורם קריטי בשירות בהמשך. לסיום, שימו לב למספר שהספק יכול להקצות - רובם יציעו מספרים עם קידומות 800 או 888, כך שאם זה בסדר אצלכם, כדאי לכם להמשיך ולתת לשירות זריקה.
