קח מלאי קודם
מלאכת הרכישה עשויה להישמע פשוטה. אבל, זה יכול להיות מסובך אם יש נהלים מסוימים לרכישת ציוד משרדי. טופסי דרישת רכש עשויים לציין בבירור את הספק המקובל של אספקה זו וכן את טווח התמחור המותר. במקרים מסוימים, טפסים אלה עשויים גם לרשום את טבלת האספקה המועדפת שניתן לרכוש. בכל מקרה, מומלץ לבצע מלאי באמצעות רשימת מפרט שממנה ניתן לבחור ציוד משרדי הכרחי. זה בדרך כלל המצב בתאגידים גדולים מאוד בהם מחלקות מרובות מייעדות את החובה לקנות ציוד משרדי לאדם אחד בכל מחלקה. לפיכך, הצורך בטופס דרישת רכש כדי לעקוב אחר רכישות לפי מחלקה ולהעריך במדויק היכן הצרכים נפוצים ביותר ונפח השימוש הוא הגבוה ביותר. אולם בחברות קטנות יותר, תפקיד זה עשוי להיות בתחום מנהל משרד, מזכיר או פקיד.
קנו ציוד משרדי
מתי הגיע הזמן לקנות ציוד משרדי...
אפילו בחברות קטנות, פריטים כמו נייר העתקה, סיכות, תיקיות קבצים, סרט דבק, טבליות כתיבה וכריות פתקים הם צורך בסיסי. כאשר הגיע הזמן לקנות ציוד משרדי, זה נוהג עסקי טוב להשוות מחירים בין ספק לספק למשנהו. ייתכנו הבדלים בעלויות המשלוח, תלוי בתנאי המכירה "נשלח אל" ו"נשלח מ- ", כמו גם במחירים בפועל של פריטים אלה, במיוחד כאשר הם קונים בכמויות גדולות. מומלץ גם לשאול אם יש הנחה של OEM ללקוחות קבועים ברכישת פריטים גדולים יותר כמו קלסרים, מגרסות נייר, אגרופי נייר חשמליים ופריטים מיוחדים כמו נייר מכתבים עם לוגו החברה ומכירות "מתנות". עבוד מרשימת מלאי ראשונית שעשויה להזדקק לעדכון קבוע בלבד. הקפידו לעקוב אחר התמחור ברשימת המלאי, מכיוון שעליית מחירים היא בלתי נמנעת. כאשר עולה הצורך לקנות ציוד משרדי, משימה הרבה יותר פשוטה לעבוד מתוך רשימה קודמת. רשימת המלאי שמזרימה את הרכישה צריכה לכלול גם מידע כמו שם הספק, מספרי קטלוג, צבעים וגדלים, אם רלוונטי. זה חוסך הרבה עבודה כשמגיע הזמן לקנות ציוד משרדי.
איך קונים ציוד משרדי
חמוש במלאי מקיף של המצרכים הדרושים, השלב הבא הוא כיצד לקנות ציוד משרדי. כרגע ישנן מספר דרכים לרכוש ציוד משרדי:
- ישירות מספק במיקומם הקרוב ביותר
- בטלפון
- מקטלוג
- באינטרנט
ארבע השיטות הללו מציעות הזדמנות לתמחור השוואה.
