כיצד לשמור על ציוד משרדי?

שמירה על ציוד משרדי לא צריכה להיות מייגעת, גוזלת זמן או קשה. ישנם מספר צעדים שניתן לנקוט בכדי לסייע בתחזוקת ציוד משרדי וציוד.

ראשית, ערוך רשימה של הציוד המשרדי שאתה או הארגון שלך משתמש בו ואז ערוך רשימה של כמה ממוצרי הציוד הללו משתמשים בכל חודש. יש להשתמש ברשימה זו כרשימת מלאי. לאחר שראיתם, על הנייר, את דרישות המלאי שלכם, תוכלו להתחיל לחשב תקציב חודשי ריאלי לצרכי אספקת משרדים.

ציוד משרדי

ניתן לשנות רשימה זו או לעמוד בפני עצמה כרשימת ביקורת, בה תוכלו לעקוב אחר כל צרכי האספקה המשרדית שלכם; כאשר משתמשים בכל פריט, ניתן לבדוק את הפריטים כדי שתדעו בדיוק כמה מכל פריט נשאר. סימון ברשימה זו כאשר יש להזמין אספקה יכול לחסוך טרדות ואת אי הנוחות של ללכת בלי.

שנית, צור רשימת ציוד משרדי סטנדרטית; רשימה בה עובדים יכולים להזמין במידת הצורך על ידי מעקב אחר תוכן רשימת האספקה. בכך תעזור לשמור על עלויות האספקה נמוכות ותסייע בהפחתת שאלות רבות לגבי סוגי מוצרים להזמין מכיוון שהרשימה תהיה סטנדרטית; ביטול החיפוש אחר אובייקט נחוץ.

שלישית, הרכיבו ושמרו על מדיניות אספקת משרדים לכל העובדים - ואז תחשבו עליהם. זה יעזור לכם לשמור על התקציב ולשמור על כל המוצרים בצורה מסודרת ומסודרת. על ידי הקצאת אדם אחד בלבד שיהיה אחראי על יציאת אספקה לעובדים, ניתן לשמור על התקציב. ביצוע פחות הזמנות ישמור על עלויות נמוכות ויהיה יעיל יותר וניתן לניהול.

חנויות ציוד משרדי מקומי

רביעית, בערך כל חודשיים-שלושה בדקו את הציוד המשרדי שלכם ואז בדקו את הוצאותיכם. בדוק פריטים ספציפיים ובדוק אם ישנם מוצרים אחרים אשר יכולים לחסוך לך יותר כסף ועדיין להציע מוצר טוב. בקשו מעובד לערוך קניות בהשוואה. השתמש במקורות אינטרנט ובחנויות ציוד משרדי מקומיות במחירים הטובים ביותר. במידת האפשר, קנה בכמויות גדולות ובדוק את כל ההנחות שעשויות להציע.

חמישית, אם החברה או הארגון שלך גדולים או מתרחבים, זה עשוי להיות מועיל לבקש רשימה מפורטת מכל מחלקה לצורך אספקה ספציפית כגון תיקי כוח אדם ורשומות בדיקה.

שישית, הקפידו לשמור על כל הקבלות כדי שתוכלו לנכות את הציוד המשרדי שלכם. יש לרשום ניכויים כסכום חד פעמי על גבי טופס מס הכנסה 8829. וודא כי רשומות מדויקות של כל ההוצאות, שכן זה יעזור להגיע למס המס.