כיצד להכין מפת תהליכים?

מפת תהליכים היא כלי עזר חזותי שמראה לך כיצד מתבצע הליך. מפת תהליכים היא כלי מצוין שיעזור לפרק תהליך או הליך מסובך לשלבים חזותיים ברורים. על ידי פירוק זה תוכל לראות כיצד מערכת זורמת למערכת אחרת ובכך לסייע לך בקביעת היכן לייעל תהליכים וכיצד לשפר אזורים אחרים בארגון.

מפת התהליך דורשת מחקר

כתיבת מפת תהליכים מצריכה מחקרים, ראש פתוח וחשיבה ביקורתית. כך תכינו מפת תהליכים.

1. בחר איזה תהליך אתה צריך למפות. לדוגמא, אם החברה שלך עסק בהזמנות דואר, מפת תהליכים יכולה להראות לך באופן חזותי את כל הצעדים הנדרשים כיצד מעבדים הזמנה אחת. אז אם אתה רוצה לראות כיצד פועל תהליך המסירה שלך, פרוס אותו על מפת תהליכים. אתה יכול להראות מה קורה מרגע שלקוח מתקשר למספר השירות שלך ומבצע הזמנה עד למועד שהחבילה מגיעה לפתחו.
2. קבע את המטרה שלך. החלטתם באיזה הליך ספציפי תרצו להתמקד. כעת הבין בדיוק מה תרצה כתוצאה מלימוד ההליך הספציפי. לדוגמא, האם ברצונך להקטין את עיכובי המסירה ולקצץ את זמן ההפכה מ -5 ימים לשניים? או שאתה רוצה לקצץ 20% בהוצאות הפרוצדורליות שלך? מפת תהליכים יכולה לעזור לך למצוא את הפערים.
3. אספו את הצוות שיעזור לכם למלא את פרטי מפת התהליך. בדוגמה שלעיל תזדקק למישהו הבקיא בתהליך המוקד הטלפוני, הליך המחסן וכן מערכת המסירה הנמצאת בשימוש.
4. הכן את החומרים שלך. תזדקק למרחב גדול לכתוב עליו, אולי לוח שחור, לוח לבן גדול או גיליונות נייר טיוטה. השתמש בעפרונות, מחקים ועטים צבעוניים. פרסום או נייר דביק הוא גם מועיל בכיסוי חלקים שונים של המפה וכתיבת רעיונות חדשים עליו.
5. התחל בפינה כלשהי, או בחלק העליון או התחתון ופעל בדרך החוצה. אתם מכינים תרשים זרימה, אז שימו לב למרחב בו אתם משתמשים. התחל עם שלב אחד בתהליך לאורך כל הסוף. התחל בעסקה מוצלחת. ואז בצע אחד שלא.
6. עכשיו שיש לך את הבסיסי, התחל להוסיף למפת התהליך שלך את החלופות. בכל שלב שאל את עצמך, מה קורה אם שלב זה נכשל, ואז שרטט קו נפרד להליך חלופי. לדוגמא, בדוגמה שלמעלה, כאשר ההזמנה ניתנת למחסן, מה קורה אם הפריט אזל מהמלאי? לאחר מכן יהיה עליך לכתוב תרשים זרימה חדש לאותו תרחיש שיהיה לצד התרחיש בו ההזמנה הושלמה במלואה ולא הועברה.
7. היו מפורטים בכל היבט של כל תהליך. עיין במפת התהליכים שלך כדי לראות אם עשית טעויות או השמטת כמה צעדים.
8. כעת אתה יכול להשתמש בזה כמפת התהליכים הבסיסית שלך ולעבוד תרחישים שונים. ברגע שתבצע תיקונים, כתוב מפת תהליכים חדשה של החלופה שלך ודון בה עם ההנהלה.

מפת תהליכים מספקת תובנה שלא יסולא בפז על נהלים שונים על ידי החברה בכדי להפוך אותה ליעילה יותר ולשפר את התפוקה. ייתכן שיידרשו יותר ממפה אחת לפני השלמת התהליך כולו, אך המידע אמור להיות שימושי ביותר.