כך תוכלו להבין את כל הסמלים וליצור מפת תהליכים יעילה ופונקציונאלית.
בין אם בעסקים ובין אם לצורך דוחות, מפות תהליכים הן דרך נהדרת להראות כיצד ניתן להחליט על פעולות על סמך הנחות היסוד וההחלטות האפשריות. נראה שמפות תהליך עשויות להיות קשות להכנה, במיוחד אם מעולם לא ביצעת מפה לפני כן. כך תוכלו להבין את כל הסמלים וליצור מפת תהליכים יעילה ופונקציונאלית.
מתווה. התחל ביצירת מתאר או טיוטה של מפת התהליך. ישנן שפע של תוכניות בהן תוכל להשתמש כדי ליצור את מפת התהליך, כגון Microsoft Word, PowerPoint או Visio. אחת הבעיות שאנשים מתמודדים עם זאת, היא כאשר מפת התהליך מתבצעת מיד ושם במחשב. במקום זאת, כדאי לעמוד ביסודות - ראשית עם עט ונייר. פתקים דביקים נהדרים ליצירת המתאר, מכיוון שתוכלו לסדר מחדש את ההערות אם תבחינו כי יש לערוך תהליך. הניחו את הפתקים הדביקים על גבי לוח לבן, כך שתוכלו לערוך גם את קווי הזרימה.
סגלגלים. שני הקצוות העיקריים של מפת התהליך הם ההתחלה ונקודות העצירה. תוכלו לציין זאת באמצעות אליפסות או עיגולים. זה יעזור לקוראים להבין היכן יתחיל התהליך. הסגלגלים האחרים יהיו התוצאות השונות, תלוי אילו החלטות או דרכי פעולה נלקחות במפת התהליך.
מלבנים. ניתן להשתמש במלבנים או בריבועים כדי לציין את השלבים בתהליך. כאן תוסיף את הפריטים או ההוראות שצריך לבצע לפני שפעולה תוכל להמשיך לשלב הבא. עליכם לקבוע גם פרטים אחרים כמו כמות, איכות, אנשים שצריך להתייעץ איתם בשלב המסוים.
מלבד שימוש בסמלים שונים, אתה יכול גם להשתמש בקידוד צבעים כדי להקל על פענוח מפת תהליכים.
יהלומים. מפה בתהליך מפורטת בדרך כלל תיתן מקום קבלת החלטות. תוכלו להציג את ההחלטות או צומת הדרכים במפת תהליכים באמצעות סמל יהלום. מהיהלום יהיה עליכם ליצור לפחות שתי אפשרויות או דרכי פעולה שונות שניתן לנקוט בהן. כל דרך פעולה תוביל בסופו של דבר לתוצאה אחרת או לתוצאה סופית. בכמה מפות תהליכים מורכבות, מספר נקודות ההחלטה יכול להגיע לעשרות, מה שאומר שגם קשה יותר לחזות את התוצאות. לא נדיר שחלק מנקודות ההחלטה מובילות לשלב קודם.
חיצים. יש להשתמש בחצים כדי לציין כיוון. ראש החץ תמיד צריך להיות מצביע על הצעד הבא, כדי להדריך את הקורא שבו הבא הוא יצטרך ללכת בהתאם לשלבי התהליך וההחלטות מתקבלים.
מלבד שימוש בסמלים שונים, אתה יכול גם להשתמש בקידוד צבעים כדי להקל על פענוח מפת תהליכים. אם תשתמשו בצבעים, וודאו שלכל סוג סמל יש צבע שונה, אחרת הקוראים יכולים להתבלבל. בין אם אתה משתמש בסמלים לבד ובין אם אתה מוסיף צבע, הקפד להוסיף אגדה בסוף מפת התהליך כדי לעזור לקוראים לנתח ולפענח את המפה בקלות.
