כמות המזכרים, השטרות, ההודעות והעלונים פשוט לא מסתיימת. מבלי לדעת מדוע בקרוב תמצא את עצמך מתעמק בהר נייר ועכשיו אתה אפילו לא יודע מאיפה להתחיל.
אל תיבהל. יש דרך לצאת מערימת הנייר שלך. חלק מהארגונים קלים יותר מאחרים, אך עליכם לעשות זאת בכדי לשלוט בכמות ערימות הנייר שערמתם מסביב. קרא את השלבים שלהלן והחל אותו על שולחן המשרד שלך, על דלפק המטבח, על המדפים, על המגירות או על כל מקום אחר, כאילו מושבת נייר נראית מתיישבת בסביבתך.
קרא את המידע, עשה את הדרוש ואז זרק אותו או הגש אותו כראוי.
כך תוכל לכבוש את ערימות הנייר שלך.
אל תתמהמה! התייחסו לערימה שלכם עוד היום, או שזה פשוט יישלג למפולת נייר ענקית. עבור עומס הנייר הקיים שלך, צור שלוש ערימות: זקוק לתשומת לב; שמור להגשה; אשפה. הערימה הראשונה תהיה עבור פריטים כגון שטרות שצוינו, תזכירים לקריאה, חשבוניות שישלחו או כל דבר אחר שזקוק לתשומת לב. הערימה השנייה מיועדת לפריטים שכבר התייחסת אליהם אך עשויה להמתין לתגובה, או למסמכים חשובים מבחינה משפטית. הערימה האחרונה צריכה להיות הגדולה ביותר שלך כי זה מה שמרכיב את העומס שלך. זרוק קבלות ישנות שלא תזדקק להגשת מס, עלונים, תזכירים למשרד שקראת, שילמת חשבונות וכל דבר אחר שאינו זקוק לתשומת לבך יותר.
פעל מיד על ערימת תשומת הלב שלך. קרא את המידע, עשה את הדרוש ואז זרק אותו או הגש אותו כראוי. אם אתה מגיש משהו, וודא שאתה לא סתם ממלא את הכל במעטפה אחת. השג מספר תיקיות קבצים ותייג כראוי. ואז הניח כל נייר מתחת לתיקיה המתאימה. אתה יודע שיש לך מערכת תיוק טובה אם אדם אחר יכול להיכנס (כגון עוזר או בן זוג) ולקבל מידע מהקבצים שלך.
פתח דואר חדש באופן מיידי וקבע אם הוא נחוץ. עבור חשבונות, אתה יכול להדגיש את הסכום לתאריך היעד ותאריך היעד ואז להתחיל לשמור בתיקיה או במעטפת אקורדיון ממודרת. תוכל גם להירשם למערכת תשלום חשבונות אוטומטית. צמצם את השימוש בנייר על ידי תשלום חשבונות באינטרנט או בטלפון. ברגע שהוא משולם, זרק את החשבון. לכל היותר, החזק אותו רק עד שתקבל את ההצהרה בחודש הבא.
עצור את זרם הנייר המיותר. זרוק אוטומטית דואר זבל, עלוני תפריטים ועלונים ברגע שאתה מקבל אותם. אל תשלו את עצמכם להאמין שאולי תזדקקו למידע זה זמן מה בעתיד. אם זה לא קרה בשלושת החודשים האחרונים, לעולם לא תזדקק לזה. אל תדאג. תקבל יותר בדואר!
העבר את המידע הרלוונטי ביותר רק על קובץ ראשי והשליך את השאר. אם יש לך ערימה של תפריטי משלוח, פשוט העתק את השם ומספר הטלפון בקובץ מאסטר. אתה תמיד יכול להתקשר לשאול מה הם מציעים. אל תשמור גליונות שלמים של כתבי עת ישנים. פשוט קרע את הדף שאתה אוהב ואז זרק את השאר. עבור כרטיסי ביקור, הזן את המידע על מחשב כף היד או לעשות קובץ Excel עבור גישה אלקטרונית.
נסו להיות ללא נייר. קרא את הדוא"ל שלך במקום להדפיס אותם. שלח מידע באופן אלקטרוני ככל האפשר.
טהר את הקבצים שלך לפחות כל שלושה חודשים. תתפלאו אילו ניירות מיותרים עדיין הצלחתם להגיש.
לאחר התארגנות, קל יותר למצוא מסמכים. אפשר לכבוש את ערימות הנייר שלך אז התחילו עוד היום!
