ארגונים רבים משתמשים במדדי ביצועי מפתח (KPI) כדי להעריך את הצלחתם בהתייחס להיבטים שונים של העסק שלהם. KPIs מודדים לא רק את המדדים הברורים כמו מכירות, רווחים והפסדים, אלא בדרך כלל משמשים למדידת מושגים פחות מוחשיים שארגונים צריכים להבין על מנת להצליח.
אחד המרכיבים העיקריים להבנת השימוש במדדי ביצועי מפתח הוא לדעת מה צריך למדוד. חברות המדווחות על KPI ישתמשו בהן בכדי לעקוב אחר ההתקדמות בתחומים הקשורים להצלחה הכוללת של הארגון, כגון שירות לקוחות, עסק חוזר, רכישת לקוחות חדשים, יישום מוצרים חדשים וכל דבר אחר שההנהגה העסקית מחליטה שהוא חיוני עבורו. הצלחה וניתן למדוד אותה. פריטים הרשומים כ- KPI באמת צריכים להיות אותם דברים שהם המפתח לאסטרטגיה ולמטרות ארוכות הטווח של הארגון.
מחוונים של ביצועים מרכזיים
לעיתים קרובות, מי שמשתמש במדדי ביצועי מפתח יתמצה אותם לדוח יחיד, המכונה לעתים קרובות בעולם העסקי "לוח מחוונים". לוחות המחוונים של KPI מציעים מבט מהיר במבט חטוף על הביצועים, ויכולים להיות כוללים כמו תצוגה של ביצועי החברה כולה, או מפורטים כמו המדידה של חטיבה, חנות או מחלקה אחת.
KPIs שימושיים לא רק למנהלי ומנהלי חברות בקבלת תמונות של ביצועים עסקיים, הם חיוניים לסייע לאנשים בכל רמות הארגון להבין את המוקד והאסטרטגיה של ההנהגה, כך שהם יכולים להתאים את פעולותיהם בהתאם. עבור עסק קמעונאי, KPI עשוי להיות כמה זמן הלקוח המתין בתור הצ'ק-אאוט. מנהל יכול להשפיע על KPI זה על ידי הכשרת הקופאיות כיצד להיות יעילים ביותר, על ידי איוש הולם בשעות העמוסות ביותר, ועל ידי הקפדה על גיבוי במהירות. אם התורים מתחילים להתארך. עבור ארגון ללא מטרות רווח, הדרך הטובה ביותר להשתמש במדדי ביצועי מפתח עשויה להיות למדוד כמה אנשי קשר חדשים נוצרים בכל שבוע, כמה מאותם אנשי קשר שתרמו למטרה, והכמות הממוצעת של כל תרומה חדשה בהשוואה לאלו שנעשו על ידי תורמים קבועים. המטרות של כל ארגון יקבעו את KPI האמיתי שלהם.
השימוש באינדיקטורים של ביצועי מפתח עובד בצורה הטובה ביותר כאשר מובן כי יש למדוד הצלחה באמצעות "אמות מידה" שקובעות רמות ביצוע מינימליות מקובלות, וגם מכירות בהישגים גבוהים. יעדים שנראים בלתי מושגים יכולים להפחית מוסרית. אמות מידה מציעות צעדים להגיע לפסגה, ו- KPI מדווחים על ההצלחה.
