הדחף של כל חברה להגן על המידע הארגוני שלה צריך להיות להבטיח שימוש מוסדר ומבוקר במידע ובמידע במהלך תקופת העסקה באופן פנימי ותוך שימוש במידע כזה לצדדים שלישיים.
ניתן להשוות מידע תאגידי בכל חברה לחיי אדם של בן אנוש. זה עובר בכל רחבי, אוסף או מפקיד חומר, גורם לשינוי או נובע מביצועים. לכן חיוני לספק זרימה חלקה תוך הקפדה על בקרות בטיחות בהפצת מידע כזה.
ניתן להשוות מידע תאגידי בכל חברה לחיי אדם של בן אנוש.
מידע ארגוני עשוי לנוע בין נתונים יומיומיים רגילים למידע חסוי וקנייני ביותר. לפעמים, לא ניתן להבדיל ולשלוט בצורות שונות של נתונים. בואו נבדוק כמה מהדרכים בהן אנו יכולים להגן על מידע ארגוני.
אחריות, נאמנות ומצפון. אחת השיטות המסורתיות ביותר להגנה על מידע תאגידי היא להחדיר תחושת אחריות, נאמנות ומצפון בעוד שאנשי החברה מועסקים באופן שווה בחברה. בעוד שמערכות אוטומטיות משפרות את יעילות הייצור, היא גם מרחיקה את היסוד האנושי וככאלה העובדים מפתחים תחושת אכזבה, אי הערכה לעבודתם והם אינם חשים מחויבים ולא אחראים לעבודה שתושלם. אחריות, נאמנות ומצפון ניתן להשיג על ידי מתן אינטראקציה ישירה בין אדם לאדם בין קשישים וזוטרים בתוך החברה.
מדיניות לשימוש בנתונים ומידע ארגוני. כאשר עובדים מצטרפים או עוזבים חברה, יש ליידע אותם על השימוש בנתונים ובמידע בתוך החברה. על המדיניות לפרט כיצד יש לעשות שימוש כזה, על הנהלים שיש לנקוט והיכן הבעלות על מידע כזה. זה יאפשר זרימה חלקה וחשוב יותר של מידע ונתונים ארגוניים.
שליטה פיזית. הנתונים נשמרו באופן מסורתי בעותקים קשיחים כגון נייר וקלטות. לאחר מכן נעשה שימוש כעת במדיה לאחסון נתונים ניידים כגון תקליטונים, דיסקים קומפקטיים וכונני אגודל. ניידות כזו מאפשרת דליפות קלות וגניבת מידע. מלבד בדיקות פיזיות, חברות רבות מחזיקות שרת מרכזי בו נשמרים נתונים אלקטרוניים ומבוקרים על השימוש בהם. מכונות עצמאיות, אם בכלל, בעלות מדיה לקריאה אלקטרונית כגון קוראי תקליטורים או DVD מושבתות או מוסרות פיזית. מערכות אלו מסייעות בהגנה על מידע ארגוני במידה רבה.
חוזים. הסכמים בין מעביד לעובד ובין החברה לבין גורמים חיצוניים או סוכנויות מגנים למעשה על המידע התאגידי. החוזים מספקים בקרה יעילה במהלך תקופת ההתקשרות עצמה ולאחריה. החוזים עשויים להיות עצמאיים או חלק מחוזי עבודה או צד שלישי.
סיום. אחת מסוגי ההגנה הרבים עליהם התעלמו אך רלוונטיים ביותר של מידע תאגידי היא סיום רשמי של חוזים. מלבד התפטרות שלווה של עובדים, כאשר חברה מתמודדת עם עובדים ממורמרים או מסיימת עובדים עקב כישלון ביצוע, עוון או סיבות שליליות אחרות, פוטנציאל הדליפה או הנזק של המידע הארגוני הוא גבוה מאוד. לכן, על החברה לנקוט משנה זהירות בסיום ההתקשרות עם עובדים וצדדים שלישיים.
ניהול והגנה על מידע תאגידי דורש יכולת לשמור על יעילות החברה מבלי להתפשר על היסוד האנושי. הדחף של כל חברה להגן על המידע הארגוני שלה צריך להיות להבטיח שימוש מוסדר ומבוקר במידע ובמידע במהלך תקופת העסקה באופן פנימי ותוך שימוש במידע כזה לצדדים שלישיים.
