יש לך רכוש קבוע? אם אתה ישות שבבעלותך בניינים, מכונות, רכבים, מחשבים וכן הלאה, יש לך רכוש קבוע ועליך לעקוב אחריהם.
מערכת למעקב אחר נכסים חשובה למטרות חשבונאיות כדי לוודא שכללת את כל הנכסים הזכאים בחישוב הוצאות הפחת שלך. זה חיוני כדי לוודא שאתה מדווח כראוי על סכום זה על חישוב מס הכנסה שלך. פחת הוא הוצאה שאינה מזומנת ויכול להשפיע באופן משמעותי על דוח הרווח וההפסד שלך, יחד עם כל המסים המגיעים.
מערכת מעקב אחר נכסים
אתה צריך גם לעקוב אחר הרכוש הקבוע שלך למטרות ביטוח והחלפה. אם הבניינים שלך נהרסו על ידי שיטפון או שריפה, הרי שהרשימה המדויקת של הבעלות שלך מקלה על הגשת התביעה. אם סבלת פריצה, מערכת למעקב אחר נכסים תעזור לך לקבוע בקלות אם חסר משהו.
כיצד מגדירים מערכת למעקב אחר נכסים?
הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לקבוע איזה מידע אתה צריך ללכוד. הרשימה הבאה היא המידע הבסיסי הנדרש למעקב אחר נכסים.
מיקום הנכס - היכן הוא
מספר הנכס - מספר ייחודי שהוקצה על ידי הבעלים
תיאור נכס - תיאור קצר
עלות רכישה - מה עלותה
תאריך הרכישה - כשקנית את זה
זמין ברבעון המקביל - האם אתה פוחת נכס זה
תג זיהוי נכס
בהתאם לצרכי הניהול והחשבונאות שלך, תוכל להוסיף מידע אחר. ברגע שיש לך גיליון אלקטרוני עם הכותרות האלה, אתה מבצע מלאי פיזי של הנכסים שלך. תוך כדי המלאי אתה שם תג פריט לזיהוי נכס (מספר נכס) על כל פריט.
בעזרת מידע בסיסי זה קל לנהל את הנכסים שלך. אתה יכול למיין את הנכסים שלך לפי כל קטגוריה. מחלקת הנהלת החשבונות שלך יכולה להעביר מידע זה בקלות לתוכנת מעקב וניהול חשבונות. יש לשמור עותק של המידע "מחוץ לאתר" עם רישומי החשבונאות הרגילים שלך.
אתה אמור להיות מסוגל לשנות את מיקום הנכס ולהוסיף תאריך דיספוזיציה כדי לעדכן את מערכת מעקב הנכסים שלך.
המערכת הבסיסית מתוארת
מערכת מעקב אחר נכסים יכולה להיות פשוטה או מסובכת כמו שרוצים שתהיה. זה אמור לאפשר לך לדעת מה בבעלותך והיכן הוא ממוקם. ניתן למיין את המערכת הבסיסית שתוארה לעיל כדי שתדע כמה רכבים בבעלותך והיכן הם נמצאים. אתה יכול למיין לפי מיקום כדי לדעת מה נמצא באתר ספציפי.
הגדרת כל מערכת למעקב אחר נכסים עשויה להימשך זמן רב. עם זאת כדאי להשקיע מכיוון שתוכלו לנהל את הנכסים שלכם בקלות.
