שדות המיזוג שיוכנסו לקובץ ה- Word שלך צריכים להתאים לכותרות העמודות בקובץ Excel שלך.
אתה יכול להשתמש בטכניקת מיזוג דואר לצורך שליחת דוא"ל המונית. זה כולל יצירת קובץ Excel שישמש כמקור הנתונים שלך ואז קישור למסמך Word שבו ערכת טיוטה של הדוא"ל שלך. טכניקה זו עובדת רק עבור תוכניות דוא"ל תואמות ל- MAPI (Messaging Application Programming Interface) כגון Outlook.
1. ערכו רשימת אנשי קשר ב- MS excel. הקלד כותרות נפרדות בשורה הראשונה של כל עמודה שתגדיר את סוג הנתונים עבור אותה עמודה. יש לחלק את פרטי הקשר (או כל סוג אחר של נתונים) ליחידות ספציפיות יותר. לדוגמה, השתמש בכותרת 'שם פרטי' בעמודה אחת וב'שם משפחה 'בעמודה הבאה. לכתובות צריך להיות עמודה אחת למספרים ושמות רחובות ועמודה נפרדת לשם ערים. תוויות אלו חשובות מכיוון שהן יהיו נקודת הייחוס בעת ביצוע מיזוג הדואר. שדות המיזוג שיוכנסו לקובץ ה- Word שלך צריכים להתאים לכותרות העמודות בקובץ Excel שלך. לאחר שתשלים את הרשימה שמור את קובץ ה- Excel.
מיזוג דואר
2. הקלד את הדוא"ל שלך ב- MS word. השאר ריק את האזורים שאליהם ילך מידע הנמען. לדוגמא בהצדעה, פשוט מקם 'יקר' או 'אל:' והשאיר את השם ריק. שמות הנמענים יוכנסו אוטומטית באמצעות מיזוג הדואר. עשה זאת עם כל החלקים האחרים של מכתב הדוא"ל שלך. הקלד רק את ההודעה הכללית שהנמענים שלך רוצים לקרוא.
החלון הבא יבקש ממך לבחור טבלה מקובץ ה- Excel שלך.
3. הפעל את אשף מיזוג הדואר.
הרחב את תפריט הכלים והרחף את מצביע העכבר על 'מכתבים ודיוורים'. מרשימת תפריט המשנה שתופיע בצד, לחץ על אשף מיזוג הדואר. פעולה זו תעביר אותך כעת דרך השלבים השונים של מיזוג הדואר. השלם כל שלב והמשך לשלב הבא על ידי לחיצה על הבא.
כותרת / סוג מידע נכון
3,1 בחר סוג מסמך על ידי בחירה ב'הודעות דוא"ל '. 3,2 בחר מסמך התחלתי על ידי בחירה באפשרות 'השתמש במסמך הנוכחי'. 3,3 בחר נמענים על ידי לחיצה על עיון. חלון בחירת מקור נתונים יפתח. חפש את פרטי יצירת הקשר של קובץ ה- Excel שיצרת קודם לכן, סמן אותו ולחץ על פתח. החלון הבא יבקש ממך לבחור טבלה מקובץ ה- Excel שלך. וודא שהגיליון שבו הקלדת את פרטי הקשר מודגש ולחץ על אישור. 3,4 מכיוון שכבר כתבת את מכתבך תוכל להמשיך ולהוסיף את שדות המיזוג. הצב את הסמן על הריק המתאים במסמך Word שלך ואז לחץ על 'פריטים נוספים' כדי להציג את כותרות העמודות בקובץ ה- Excel שלך. בחר את הכותרת / סוג המידע הנכון ולחץ על הוסף. עשה זאת בכל אזורי מכתבך בהם עליך למלא את פרטי הנמען. כתובות דוא"ל צריכות להיות בראש המסמך.
4. שלח את המייל. שני השלבים הבאים באשף מיזוג הדואר יאפשרו לך להציג תצוגה מקדימה של הודעת הדוא"ל ולהשלים את המיזוג. באותו שלב אחרון בחר באפשרות 'דואר אלקטרוני'. הקלד טקסט כלשהו עבור שדה נושא השורה ולחץ על אישור. Outlook ישיק וישלח את הדוא"ל שלך לכל הנמענים שכללת מרשימת Excel.
לימוד הליך זה יכול להאיץ מאוד את התקשורת שלך בין אם עסקית או אישית. זה גם ייתן לך אפשרות למקסם את הפונקציונליות הבין-תכליתית של תוכניות MS Office שלך.
