התייחסות למכתב "למי זה עשוי לעניין" אולי נשמעת רשמית, אך זוהי דרך בטוחה לאבד את מכתבך בחדר דואר כלשהו.
כתיבת מכתבים אולי נראית מיושנת ולא יעילה בעולם של הודעות דוא"ל והודעות טקסט, אך ישנם מקרים שרק מכתב יעשה זאת. אם אתה צריך לשלוח הודעה רשמית יותר לעסק, לממשלה או אפילו לחבר, אתה יכול לכתוב מכתב. בצע את הצעדים הפשוטים הבאים כדי לכתוב מכתב.
התייחסו למכתב בכבוד. אם בכלל אפשרי, גלה את השם המלא של האדם שאתה צריך לפנות אליו. התייחסות למכתב "למי זה עשוי לעניין" אולי נשמעת רשמית, אך זוהי דרך בטוחה לאבד את מכתבך בחדר דואר כלשהו. אם אתה יודע את השם או הכותרת של האדם שיכול לעזור לך, השם שלו צריך להיות על האות.
דע מה אתה רוצה לומר. לפני שאתה כותב את המכתב, יש להתמודד עם מה שאתה רוצה לומר. אם אתה מגיב למשהו שהפריע לך או מנסה לכתוב מכתב תלונה, שקול לכתוב טיוטה הכוללת את כל האוורור שלך לפני שאתה כותב את הטיוטה האמיתית. מכתבים מלאי ויטריול ופזיזות לעתים רחוקות מקבלים את התגובה שאתה מחפש. מתאר את מחשבותיך כך שלמכתבך תהיה זרימה הגיונית ומסודרת.
הגע לעניין. ביצירת זרימת הטקסט התחל קודם עם הנקודה החזקה ביותר שלך. אתה עלול להתפתות להציע רמזים או להוביל בהדרגה לנקודה שלך, אך זכור שאתה רוצה משהו מהקורא, כך שתצטרך להגיע לנקודה בתוך שלושת המשפטים הראשונים.
שמור על פסקאות קצרות ותמציתיות. הדבר הטוב במכתבים הוא שהם יכולים להיות ארוכים מהדוא"ל הממוצע שלך. ייתכן שתרצה לנסות לשמור על אותיות לא יותר מדף טקסט בודד, אך דף זה מציע הרבה מקום. עם כל המרחב הזה אתה רוצה להימנע מגושי טקסט גדולים. במקום לפרק את הדברים לכמה פסקאות קטנות כדי להנחות את הקורא במהירות במכתב שלך ולהקל על הקריאה.
אם תבצע את השלבים הבאים תוכל ליצור מכתב שיוכל לקבל את המענה הדרוש לך.
תעד כל הניירת או הפרט שהועתקו. אם אתה מגיש תיעוד לתמיכה בנקודתך או בבקשתך, ציין מה מצורף בטקסט מכתבך כדי שהקורא יידע לחפש אותו. כמו כן, אם בכוונתך להעביר העתק של המכתב לכל אחד אחר, וודא שאתה מציין זאת על המכתב. זה מכבד ומאפשר לכל הצדדים לדעת מי עוד מעורב.
כלול סגירה חינם. מכתבים דורשים סגירה כמו בכנות או בכבוד. סוג הסגירה תלוי בך אך צריך להיות מחויב ומכבד.
כלול קריאה לפעולה. אם אתה רוצה תגובה מכל סוג שאתה צריך קריאה לפעולה. ספר לאנשים מה אתה רוצה שיעשו.
חתמו על המכתב. מכתב לא חתום נגמר למחצה. החתימה שלך היא איך אתה עומד מאחורי מה שכתבת, לכן הקפד לכלול גם את השם הכתוב שלך ואת החתימה שלך.
כתיבת מכתב היא דרך נהדרת לשלוח בקשות או להשיב להתכתבויות של עסקים. בין אם אתה מנסה לבקש הפחתת ריבית מחברת כרטיסי אשראי ובין אם אתה מנסה לפנות חוב שאתה לא מרגיש שאתה חייב, היכולת לכתוב מכתב רשמי ומכובד תהיה נכס. אם תבצע את השלבים הבאים תוכל ליצור מכתב שיוכל לקבל את המענה הדרוש לך.
