כיצד לכתוב מכתב תלונה יעיל?

תמיד יבוא זמן בו אתה צריך לעמוד על זכויותיך כצרכן או כלקוח. כאשר עם הגעתך הביתה גילית שהגבינה שקנית כוללת תבניות והיא ללא ספק רקובה, יש לך את הזכות להתלונן, להחזיר את המוצר ולקבל החזר כספי או להחליף את הפריט בחומר טוב. ובכן, אני מקווה שכאשר אתם חווים רכישות גרועות, עדיין לא נגרם נזק לחיים או לרכוש. כביכול, כאשר נגרם נזק, תלונתך לא צריכה להיות מופנית רק לסוחר או לספק השירות, אך גם לבתי המשפט הראויים כדי שתוכלו לשפות את הנזקים. בכל מקרה, הצעד הראשון שעליך לעשות הוא לכתוב מכתב תלונה יעיל לאדם או לגוף המודאג כדי להבטיח שתקבל יחס הוגן. להלן טיפים כיצד להרכיב מכתב תלונה שיכול להרעיד את הנמענים ממקומם ולתת לך את תשומת הלב הראויה:

• עיין בפרטי הרכישה והעסקה, במיוחד קבלות. זכרו את שמו, המיקום והמראה של העובד עימו התקשרתם.
• וודא שיש סיבה לתלונה. עכשיו לפני שאתה מחבר את המכתב הזה, דאג לכך שיש סיבה חוקית לתלונתך. למרות שהלקוח תמיד צודק, אל תשתמש לרעה בזכות כזו. כתוב מכתב תלונה מכיוון שיש לך על מה להתלונן ולא בגלל שאתה רק רוצה לטעון את עצמך ולהוכיח את הערך שלך כלקוח. לפעמים, אנשים שלעתים קרובות מתלוננים כמעט על כל דבר מקבלים את הכתף הקרה. תלונות רב שנתיות על דברים טריוויאליים יהפכו את הסוחרים ל"חסינים "מפני פניותיך וייתכן שהם לא יקשיבו לך יותר.
• הפוך אותו למכתב ישיר וישר. אל תכה סביב השיח על ידי הכללת פרטים שאינם קשורים למעשה לנושא הנדון. לדוגמא, אם אתה מתלונן על מגהץ שטוח פגום שקנית מחנות כלבו, התמקד בתלונתך במוצר עצמו והימנע מלהזכיר דברים אחרים כמו סידור המדפים, הנודניקיות של הלקוחות בתור וכן הלאה. עם זאת עליך למסור מספיק פרטים אודות הבעיה בכדי להפוך את התלונה שלך לראויה לתשומת לב.
• כלול צילומי קבלות וניירות עסקה אחרים. המכתב שלך חייב להיות נתמך על ידי מסמכים או הוכחות רכישה ותשלומים אחרת הוא עלול להסתיים בערימות התלונות ללא השגחה.
• ציין מה אתה רוצה מהמוכר. האם אתה רוצה את הכסף שלך בחזרה, או שאתה מעדיף להחליף אותו? הגיש בקשות ספציפיות. אם אתה רוצה לדבר עם ההנהלה, ציין זאת במכתב ובקש פגישה. עם זאת עליכם להבין כי גם אם אתם לקוחות משלמים, ישנם אחרים כמוכם אשר עשויים לחפש סעדים לתלונותיהם. לכן, עליך להיות סבלני בזמן שאתה ממתין לתגובה.

  

• פנה למכתבך לרשות המתאימה. אל תפנה את מכתבך לאיש המכירות שטיפל בך מכיוון שהוא אינו יכול להחליט בעניינך. כתוב את ההנהלה, המפקח או בעל החנות.
• התייחס למכתב במקצועיות. גם אם אתה מכיר באופן אישי את האדם שאתה כותב, הפוך את מכתב התלונה שלך לעסק נשמע ורשמי.
• האם נשמע לבבי וטקטי. נסה להגיע עם פשרה ואל תשחק "קשה להשיג" על ידי הטלת תנאים בלתי סבירים שלך.

לאחר שהצהרת את כל הנקודות החשובות במכתב התלונה שלך, סיים את ההודעה בהבעת תודה. ספק את כתובתך ומספרי הקשר שלך כדי שיוכלו ליצור איתך קשר בכל עת בנוגע לתלונתך.