מכתב תלונה על לקוחות צריך להיכתב בפורמט מכתב עסקי, ופרטי יצירת הקשר של החברה בפינה השמאלית העליונה.
קבל טיפים לכתיבת מכתבי תלונה
כעת, כששירות הלקוחות אינו אלא זיכרון, מכתב התלונה משמש כקו הישיר שלנו לדיווח על בעיות למעצמות. מכתבי תלונה על לקוחות עשויים להיכתב על צוות גס, סחורות או שירותים לקויים או על מדיניות כללית המקשה על העניינים. עם זאת, יש דרך נכונה ושגויה לגשת למכתב מסוג זה. המכתב הנכון מפנה את תשומת הלב לבעיה. המכתב הלא נכון נזרק לפח.
המכתב הלא נכון נזרק לפח.
כך תוודא שהמכתב שלך נשאר על השולחן:
תירגע. כשאדם כועס מספיק בכדי לעצב מכתב תלונה, המכתב עשוי להיות יותר דרך להוציא כעס ותסכול מאשר לספר לגדולים על בעיה לגיטימית. מסיבה זו, זה יכול להיות רעיון טוב לחכות יום-יומיים לפני שישב כדי להתחיל. יש להשאיר רגשות מחוץ למכתב שלך אם הוא אמור להיות יעיל.
ציין את הבעיה. תאר את הבעיה בפירוט, בלי קישוטים או מבוא ארוך ומפותל. דף פרטים המוביל לבעיה יאבד את העניין של האדם שאתה מנסה להודיע. ציין את הבעיה בצורה ברורה ובאובייקטיביות במידת האפשר. אם הבעיה הייתה רכישה, ציין את תאריך רכישת הפריט וכל דבר אחר בעל משמעות סביב הרכישה, לפני שתאר מה השתבש.
ציין את השפעות הבעיה. לאחר שזיהית את הבעיה, תוכל להמשיך ולתאר מה היו ההשפעות לטווח הקצר והארוך. אם הבעיה היא כספית, תאר אילו עלויות נוצרו יחד עם הבעיה.
לבוא עם פיתרון. אם יש לראות בבעיה רציונאלית ולגיטימית, היא זקוקה לפיתרון ברור שניתן להשיג על ידי מי שאליו אתה שולח את המכתב. ייתכן שהפתרון הוא פיטורין של איש צוות גס, ניקיון מעברי החנות, שינוי מדיניות החזרה או כל מה שלדעתכם יהווה פיתרון מקובל לשני הצדדים כמתלוננים ולמנוע מהמצב להתרחש שוב. הצעה למגוון פתרונות אפשריים לבעיה היא דרך להעניק למקבל שליטה מסוימת על התוצאה תוך כדי פעולה לפתרון הבעיה שהוצגה. אם הנמען יכול להבין אילו פתרונות אתה מרגיש שיתמודד בצורה הטובה ביותר עם הבעיה, הוא או היא יוכלו להתאים טוב יותר פיתרון שיתאים לציפיות שלך.
תן פרטי קשר. אלא אם כן מכתבך הוא אנונימי בכוונה, ספק פרטי קשר ברורים כגון מספר טלפון בכדי שלמקבל המכתב תהיה אפשרות להגיב.
זכרו, אתם הלקוחות ולכן אל תרגישו רע עם הבעת דעתכם - זו סוג האחריות שלכם אם השירות גרוע. מכתב תלונה על לקוחות צריך להיכתב בפורמט מכתב עסקי, ופרטי יצירת הקשר של החברה בפינה השמאלית העליונה. לאחר מכן ברכה באמצעות שם הנמען, אם זמין. גוף האות צריך להיות קצר ולעניין, ואחריו סגירה ושמך. השאירו שלושה עד ארבעה רווחים בין הסגירה למקום בו מודפס שמכם. בין שני הפריטים הללו, חתמו על שמכם. המכתב כולו צריך להיות לא יותר מעמוד על מנת לשמור על תשומת ליבו של הנמען.
זהירות:
לעולם אל תכתוב בשמו, בהוצאת דיבה, או במאמל אחר בדרך כלשהי במכתב תלונה.
טיפים מהירים:
ככל שאתה משמיע את הטון שלך ברמה גבוהה יותר, כך הטיעון שלך יישמע רציונלי יותר.
