עם זאת, מה שנשאר זהה בכתיבת הדוחות היומית הוא 3Ws ו- 1H: מה?, איפה?, למה?, ואיך?
כתיבת דו"ח יומי תלויה באיזו עבודה אתה נמצא. אתה מבין, מה שאתה עושה למחייתך יכתיב את תוכן הדו"ח היומי שלך. עם זאת, מה שנשאר זהה בכתיבת הדוחות היומית הוא 3Ws ו- 1H: מה?, איפה?, למה?, ואיך?. ארבעה אלה הם אשר יהפכו את הדו"ח היומי שלך לתוקף, את "הסיבות להאמין". אמון כשאומרים לך שהבוס שלך עם מספיק חכמים יידע מתי אתה רק ממציא מידע. לפיכך, תכנון קפדני ורישום הערות חיוניים. חשוב גם שיהיה לך זיכרון טוב מאוד. כשמדובר בכתיבת דוחות יומית, הנה כמה הצעות שייתכן שתרצה לעיין בהן.
השתמש בתוכנה המתאימה להפקת הדוחות היומיים שלך. מהפרטים הפשוטים למורכבים של כתיבת הדוחות היומית, השימוש בתוכנה יכול באמת לעזור להאיץ דברים כמו גם מחשב או מחשב נייד. חוץ מזה, בימינו, אם עדיין אין לך גישה לכלים אלה, הגיע הזמן ללמוד ולהתקדם בהיבט זה של המחשוב. בכתיבת דוחות יומית ניתן להשתמש ב- MS Word, גיליון אלקטרוני של Excel או תבניות מחשב דומות כדי ליצור דוח מחושב היטב.
היצמד לתבנית המתאימה. קיימת האפשרות הסבירה ביותר שתינתן לך דוח לעקוב כדי ליצור דוח יומי. זה למעשה רעיון טוב במיוחד אם מתבקשים ליצור דוח מכירות או עסקי. פורמטים כמו שימוש בנייר המכתבים או בנייר האג"ח בגודל אות; גופן; גודל גופן; מרווח; ומספר העמודים כולם חיוניים לבוא עם דוח שכולם במשרדכם יבינו.
כשמדובר בכתיבת דוחות יומית, הנה כמה הצעות שייתכן שתרצה לעיין בהן.
שימו לב לזרימה הבאה. הזרימה המוצעת של נקודות התבליט למטה תבטיח לך את אחד הפורמטים הטובים ביותר להירשם בעת כתיבת דוח יומי:
תן כותרת מדויקת לדו"ח שלך. כדי שדוח יופיע רשמי וכתוב באופן מקצועי, עליכם ליצור כותרת הולמת שתציין על מה עומד הדו"ח. שמור על הכותרת קצרה ולעניין. מלבד הכותרת, אתה יכול לכלול גם תאריך בו נכתב דוח זה, שמך ככותב הדו"ח, ואת ייעוד התפקיד שלך.
הציגו את הדוח עם סיכום. בפסקה הראשונה יש לציין במה מדובר בדוח ואז לציין את עיקרי השפה באמצעות שפה פשוטה, ברורה, ישירה וקלה להבנה. בנוסף, שמור על כל הדו"ח ז'רגון אלא אם כן הכרחי בהחלט (וזה מאוד לא סביר). חזור על אותו סיכום קצר בסיום הדו"ח תוך התמקדות בנקודות מפתח שהועלו בדו"ח המלא.
מסמנים בבירור מתחמים. מלבד סימון מארזים, עליכם לוודא כי אלה מופיעים על פי הסדר אליו התייחסתם.
כלול מספרי עמודים בטבלת התוכן שלך. יצירת תוכן העניינים שלך צריכה להתרחש לאחר שתשלים את הדוח שלך אחרת, אתה תוליך שולל את הקורא שאתה מדווח ובסופו של דבר מכתים את העבודה לחלוטין. העמוד את העמודים בדוח שלך והרכיב תוכן עניינים כדי להוביל את הקורא לאן הוא רוצה להתקדם בדוח שלך.
זכור שמצופה ממך לא רק להציג בעיות או בעיות בדוח שלך. מאוד מצופה ממך לספק פתרונות גם לאלה. אל תטעו בעניין: גם אם מדובר בדיווח יומי, אתם צפויים להיות מוחיים לגבי אופן הצגתו בפני הקורא.
