תקציב זה לא אמור להיות מוגזם מדי, ולכן בדרך כלל משתמשים בשיטות בקרת עלויות על מנת לנהל את עלויותיהם, כאלו שלא יחליפו.
עבור כל עסק, השגת רווחים טובים תהיה עניין עיקרי. בהגדרה, הרווח מתבצע כאשר ההכנסות עולות על עלויות. בכל תקופה מסוימת, הרווח הוא הכנסות בניכוי העלויות שבוצעו באותה תקופה. זו הסיבה שעסקים שואפים להגדיל את ההכנסות וגם לשמור על עלויות ברמה סבירה. עם זאת, שמירה על עלויות סבירות אין פירושה בהכרח לא לבזבז כסף כלל. אחרי הכל, כל עסק צריך לבזבז כסף על תשומות, על מנת שיוכל לייצר תפוקות, בין אם בצורת שירותים או סחורות.
לשם כך עסק צריך שיהיה לו תקציב קבוע לפעילות השוטפת שלו. זה כולל עלויות תקורה, כגון שכר דירה, שירותים וכדומה. זה כולל גם תשומות בפועל, כמו חומרי גלם, משכורות, עלויות שיווק ודברים אחרים התורמים לייצור מוצר ומכירתו בשוק. תקציב זה לא אמור להיות מוגזם מדי, ולכן בדרך כלל משתמשים בשיטות בקרת עלויות על מנת לנהל את עלויותיהם, כאלו שלא יחליפו.
שיטות בקרת עלויות
תכנון. שיטות בקרת עלויות משמשות בעיקר לתכנון הוצאות עסק לטווח הקצר, הבינוני והארוך. לכל מנהל עסקים יהיה מושג איזה סוג של הוצאות נחוצות כדי לשמור על העסק. לכן, מנהל או יזם יכול לתכנן כמה צריך להשקיע בתקופות העסקיות הבאות, על מנת לייצר מוצרים או להעניק שירותים ללקוחות.
בדרך זו, החברה יכולה לקבוע היכן היא יכולה לקצץ בעלויות על מנת להישאר במסגרת התקציב.
לרוב מדובר באומדנים, המבוססים על מחירי השוק הנוכחיים, והכמויות הנדרשות לעסק לצורך הפקת התוצר הנדרש. למשל, מנהל יכול להעריך כמה משכורות הוא ישלם לעובדיו בהתבסס על סגל העובדים הנוכחי ומשכורתם. דוגמה נוספת היא שחברה שיוצרת מוצרי מזון יכולה להעריך כמה יושקע בקניית חומרים. כל אלה תורמים לתקציב שיושקע לתקופה הנוכחית.
כלול מגבלות מחיר מוגדרות
השוואה ומערכת העלות הסטנדרטית. חלק מבקרת העלויות הוא השוואת הוצאות בפועל למה שמכונה מערכת עלויות סטנדרטית. במילים פשוטות, המשמעות היא שעסק צריך להשוות את הוצאות העבר שלו לעלות ההוצאות הללו על סמך סטנדרטים מקובלים. זה יכלול מגבלות מחיר קבועות, כגון שכר מינימום, מחירים קמעונאיים (או סיטונאים) וכדומה.
למשל, חברה המעסיקה עובדי מפעל המשולמים בשכר מינימום, תשווה בדרך כלל את השכר בפועל שמשולם לעובדים. דוגמה נוספת היא ההשוואה בין מחירי התשומות כמו חשמל וחשמל, לעומת השימוש בפועל, שיכול להשתנות בהתאם לעונה. השוואת העלות בפועל מול העלויות המשוערות או הסטנדרטיות תעזור למנהל לקבוע אם החברה מוציאה יותר מדי בהשוואה לתקציב המתוכנן. בדרך זו, החברה יכולה לקבוע היכן היא יכולה לקצץ בעלויות על מנת להישאר במסגרת התקציב.
שיטות בקרת עלויות חשובות להבטחת חברה בריאה כלכלית. תכנון, תקצוב והערכה שוטפת יסייעו למנהל להישאר במסגרת התקציב, במיוחד בהתחשב בשינוי מחירי החומרים, העבודה, עלות ההון וכדומה.
