כיצד לנקות את שולחן העבודה ולשמור עליו נקי לצמיתות?

כעסק ביתי, מסמכים אישיים ועסקיים יכולים להפוך במהירות למכביר. עם זאת, כשאתה עוקב אחר מערכת פשוטה ומתרגל למיין בתדירות גבוהה, תרגיש פחות לחוץ, פחות מוצף והרבה יותר פרודוקטיבי. שלא לדבר על כך שכנראה תחסוך כמה שעות בכל שבוע בכך שלא תצטרך לחפש ניירת "אבודה"! בכל פעם שאתה זקוק למסמך חשוב, הוא נמצא ממש בהישג ידך.

שיטת תיוק

מערכת פשוטה מאוד זו מקנה לך הרגל לקבץ. פשוט קיבצו מסמכים דומים יחד, ותייגו אותם. הרבה יותר קל לעבד ניירת אם אתה מתמודד רק עם קומץ פריטים דומים בכל פעם.

באמצעות מערכת זו עומדים לרשותך חישובי רווח והפסד עדכניים בכל עת. כבונוס גדול, אתה יכול להשלים את הנהלת החשבונות שלך בקלות עד ה- 31 בדצמבר בכל שנה - והניכויים העסקיים שלך מוכנים לרואה החשבון שלך להכין את החזר המס שלך מוקדם!

1. תיבת הדואר הנכנס. הצב קופסת "IN" רדודה או קופסת נעליים ליד שולחן העבודה שלך.

2. פחי סילוק. שים 3 סלי פסולת בקרבת מקום ותווית כדלקמן: פח אשפה, פח מחזור, פח גרוס.

3. מגישים סדרנים. שים 2 סדרני קבצים שולחניים עומדים מפלסטיק / חוט ליד שולחן העבודה שלך. תייג אחד "אישי" והשני "עסק". בכל סדרן, הכנס את תיקיות הקבצים הבאות. תיקיות הקבצים מפלסטיק "תחתון תיבה" גדולות מספיק כדי להכיל הרבה נייר (ושום דבר לא נופל מהצדדים) והן גם מקודדות בצבע. תייגו כל תיקיה (עם יצרן תוויות או סמן Sharpie שחור) לצורך התייחסות מהירה.

   מסמכים אישיים - צריך 7 תיקיות קבצים

   • נכנס / למיון
   • לעשות
   • הוצאות שטר
   • קבלות ששולמו
   • הכנסה שהתקבלה
   • דוחות בנק
   • לתיקייה / שונות.

   מסמכים עסקיים - צריך 10 תיקיות קבצים

   • נכנס / למיון
   • לעשות
   • הוצאות שטר
   • קבלות ששולמו
   • הכנסה שהתקבלה
   • דוחות בנק
   • האירועים הקרובים
   • לוחות זמנים בעבר
   • אנשי קשר - חדש
   • לתיקייה / שונות.

4. מיון ראשוני. אסוף את כל המסמכים הנערמים שלך לקופסאות. לאחר מכן, סרוק במהירות כל מסמך והשליך אותו לתיקיית הקבצים הנכונה כמפורט לעיל. זה לוקח פחות זמן ממה שאתה חושב - אם השולחן שלך סופר מבולגן ונערם, אז אולי שעה-שעתיים. תתפלאי כמה אתה מרגיש קל יותר ו"על גבי הדברים ". אתה יכול לזרוק את התיבות הזמניות, שכן כעת תשתמש בתיבת ה- IN שלך על בסיס יומי.

5. פרוייקטים מיוחדים. יתכן ויש לך פרויקטים גדולים ומתמשכים גדולים מכדי לזרוק לתיקיות הקבצים. אם כן, פרויקט עשוי להזדקק לתיקיית קבצים משלו בארון הקבצים שלך. או אולי התיבה שלה, אם הפרויקט גדול. זכור לתייג אותו כדי שתוכל לאתר אותו במהירות!

מעקב

אתה נוהג למיין במהירות לתיקיות הקבצים שלך. לאחר מכן חצבו מעט זמן בכל שבוע ובכל חודש לריקון תיקיות הקבצים והזנת הנתונים למחשב. עכשיו, פשוט לחץ על כפתור והדפס את פרטי המס שלך בסוף השנה!

1. תחזוקה יומית. כל יום כשאתה מקבל את הדואר שלך, מיין אותו מייד. זכור לרוקן את הקבלות והניירות מהכיסים, הארנק והמכונית שלך לקופסת ה- IN. הכנס את דואר הזבל הגנרי (עיתונים ומגזינים) לפח ה- RECYCLE, ואת דואר הזבל המותאם אישית (המכיל את שמך או מידע אחר) לפח ה- SHRED. זה הכי קל אם אתה ממיין את הדואר שלך ברגע שאתה מקבל אותו, אבל אם אתה ממהר מאוד, אתה יכול לזרוק הכל לתיבת ה- IN ולמיין את זה למחרת.

2. סיום שבועי. כל שבוע, הזן את תוכן תיקיית הקבצים בתשלום ואת תוכן תיקיית הקבצים שהתקבלה במערכת המחשב הנהלת חשבונות שלך, ולאחר מכן הגש אותו בארון התיוק שלך. מדי שבוע, הזן אנשי קשר חדשים (כרטיסי ביקור) במסד הנתונים של אנשי הקשר שלך, הכנס אותם לתזמון המעקב שלך ואז השליך את הכרטיסים.

3. גימור חודשי. משוך מדי חודש את דוחות הבנק שלך (אישיים ועסקיים) מתיקיות הקבצים ואזן ביניהם. ואז הגיש אותם לארון התיוק שלך. הפעל את הדוחות החודשיים שלך, כגון הכנסה / הוצאה, תזרים מזומנים ורווח והפסד. כעת אתה מוכן לכל דוח כספי ומוכן להחזר המס שלך!

4. סילוק מסמכים. יש לחתוך את המסמכים בפח SHRED לחלוטין או לשרוף אותם באח שלך (הקפד לפקח). ניתן למחזר את מסמכי סל המיחזור בשקית נייר חומה עם איסוף האשפה שלך (אני מקווה שהעיר שלך ממחזרת; אם לא, קח אותה לתחנת איסוף מיחזור).

הנה עוד הרגל נהדר: כל יום כשאתה יוצא מהרכב שלך, קח איתך את הניירות שלך במשרד. אל תשאיר מסמכים ברכב שלך בן לילה (במיוחד אם במסמכים יש נתונים חסויים או רגישים, כגון פרטי לקוחות). וכדי להקטין עוד יותר את הסיכון שהלקוחות שלך יהפכו לקורבנות של גניבת זהות (בשל חוסר זהירות שלך), הקפד לשמור על דלת המשרד שלך נעולה כל הזמן!

להתארגן ולהישאר מסודרים זה קל. זה על יצירת כמה הרגלים פשוטים לעצמך. ואז בעקבות המערכת שלך!