החלט על דרישות השטח, בהתאם לחוזק הצוות הנוכחי, לציוד משרדי ולצמיחה הצפויה.
השמחות והמסיבות של רילוקיישן מרובות! העברת משרדים היא גם סיוט לוגיסטי גדול. יש הרבה יותר אנשים המעורבים במקרה הזה, וכל כך הרבה אנשים שנפגעו - לקוחות, עובדים, ספקים וכו '. הבטחת העברה חלקה היא משימה משמעותית. גם בתכנון יכולים להיות דברים שמשתבשים ברגע האחרון.
רמות איכות רגילות
עם זאת, מכיוון שההעתקה משפיעה על אנשים רבים כל כך ועל חומרים לא מוחשיים כמו מוניטין של חברה כאשר שירותים מופרעים או יורדים מרמות האיכות הרגילות, הדבר מחייב תכנון ותיאום רב.
ולעשות ריצה יבשה עם ציוד שלד וצוות שלד.
מה על התכנון לכלול?
בקש מאדם אחד בארגון שלך לאסוף איש צוות אחד מכל קבוצה ארגונית לצוות שיהיה אחראי למהלך.
תנו לצוות לקבל את המידע הדרוש ולחזור.
הכינו תוכנית אב למהלך. זה יציין דרישות, לוחות זמנים, אחריות והערכה. תוכנית זו תהיה מסמך חי, תמשיך להתעדכן ותהיה זמינה לכל חברי צוות המעבר.
כעת על הצוות לקיים פגישות קבועות בנושא דרישות, לוחות זמנים קבועים, מדידת הישגים מול אלה ומוכנות סופית.
החלט על דרישות השטח, בהתאם לחוזק הצוות הנוכחי, לציוד משרדי ולצמיחה הצפויה.
הוסף לדרישות שטחים משותפים כמו חדרי ישיבות, אזור קבלה, אזור מזווה או ארוחת צהריים, כלי עזר וכו '.
ציין את כל דרישות הציוד המשרדי של הארגון על ידי הכנסת כל צוות לתקציב ואז איחוד הדוחות. רשימה זו צריכה לכלול דרישות למחשבים, מחשבים ניידים, חיווט, קווי טלפון, שקעי חשמל, כבלים לאינטרנט, מתקני ועידה, צרכי תאורה, כל ציוד מיוחד המיוחד וכו '.
הכן תקציב להעברה והקצה שורות תקציב לכל צוות.
זהה מיקום; לנהל משא ומתן על העלות במסגרת התקציב.
קבל עותק של שרטוט המיקום החדש המציג את כל נקודות התחנה, הכניסות והיציאות, המחיצות הקבועות וכו '.
אם האבזור עדיין לא נמצא במקום, הביא אדריכל או מעצב לתכנון המשרד.
לאחר גיבוש התוכנית, הדיון והסיום, יש לשייך ולהקצות חללים לצוותים שונים ולעמוד בדרישות אחרות.
עשה חשבון נפש בציוד ובריהוט הקיים במשרד הנוכחי, ובדוק באילו מאלה ניתן להשתמש או למחזר / לשפץ ולהשתמש בהם. עבור האחרים, יש תוכנית - או למכור לסוחרי פריטים משומשים או לגרוטאות.
האדריכל והצוות יכולים להתחיל לעבוד על התאמת המרחב החדש כדי לענות על הצרכים כפי שזוהו ומתוקשרים.
הצוותים במשרד יכולים להתחיל לשמור על פריטים מוכנים למהלך.
