לפני כל השאר, ראשית עליך שיהיה לך עורך דין כיועץ משפטי לספר הידני של המשרד שאתה מכין.
קיום מדריך של נהלי משרד חיוני לכל מקום עבודה, במיוחד עבור חברות קטנות או חברות פרטיות שעדיין מתחילות, בין אם מדובר במרפאה רפואית, משרד עורכי דין או משרד אדמיניסטרטיבי. הסיבה העיקרית להכנת מדריך היא קביעת הסטנדרטים לביצוע משימות מסוימות ושמירה על כוח אדם איכותי. כשאתה מפתח כוח אדם איכותי, אתה יכול לייצר מוצרים, שירותים או שירותים איכותיים עבור הלקוחות.
לפני כל השאר, ראשית עליך שיהיה לך עורך דין כיועץ משפטי לספר הידני של המשרד שאתה מכין. באותה מידה הוא יכול לתת לך עצות לגבי האופן שבו אתה מתכוון לארגן את המדריך והוא יהיה גם האחראי על החוקיות שלו. הדבר הבא שצריך לדאוג אליו הוא תהליך הניסוח והכתיבה.
להלן מספר טיפים להליך הכתיבה:
כתוב בשפה המובנת בקלות. שימו לב שהקוראים הם העובדים. תשמור את זה קצר ופשוט. הפוך אותו לקצר וישיר לעניין. שימוש במונחים מסובכים וטכניים מאוד רק יגרום להם להיות מבולבלים (במיוחד עבור הצוות החדש שנשכר) אם יגיע הזמן לסקור את ספר המדריך למשרד.
תני טון חיובי. סביר להניח שאנשים יעשו אחריות נתונה כאשר הם נאמרים בצורה מוצגת בקלילות ולא בנימה שלילית מכיוון שהיא פונה לרגשות האנושיים.
השתמש ב- 5 W ו- 1 H בהסבר על הליך. (מי, מה, מתי, איפה, למה ואיך). מתן תהליך מפורט היטב לא יגרום להם להחמיץ ביצוע היבטים קטנים בתפקידם במיוחד לצורך הליכי המלאי. זהו חלק קריטי מאוד מכיוון שאנו מדברים כאן על המשאבים שלך העומדים על כף המאזניים.
חלק את העובדים שלך והפוך אותם לחלק מסיעור המוחות. לא פעם, הם אלו שיודעים את הפרטים והפרטים בביצוע משימותיהם או הליכי כוח האדם. זה יכול להיות גם המקום לדיון בזכויות הדמוקרטיות שלהם כמו הטבות לעובדים, ביטוחים רפואיים וחופשת היעדרות. חלק ממדיניות המשרד שלך עשויה להיות מוגברת כאן, כגון כללים לגבי קוד לבוש או מדים.
חלק ממדיניות המשרד שלך עשויה להיות מוגברת כאן, כגון כללים לגבי קוד לבוש או מדים.
כמובן, לאחר תהליך הכתיבה, יש לבצע סדרת עריכה ושינוי לצורך עקביות, בדיקות דקדוק וכמה טכניקות אחרות של הטקסט.
חלקים לדוגמא
בשלב הבא, תוכל להמשיך בתהליך החלוקה. קבע אילו נהלים או מדיניות מיועדים לאיזה סעיף. כמה מדורי מדגם הם: חשבונאות, ניהול, שירות לקוחות, התאוששות מאסון, הנדסה, סביבה, כספים ואשראי, מערכות מידע, ייצור, כוח אדם, מכירות ושיווק, אבטחה ותפעול, משלוח ורכישה. זה תלוי בך כיצד אתה מתכוון לתת שם לכל חלק.
לבסוף, סיים את המדריך על ידי מתן הגדרה להתייעצויות צוות ועובדים. אתה, יחד עם עורך הדין שלך ונציגי כל מחלקה (או כל גורם שווה ערך, אם יש), חתמת את הטיוטה הסופית כדי לציין שכולם אישרו את המדיניות והנהלים.
להבטיח מינימום פיקוח על עובדים
ייתכן שיהיה קשה בהתחלה להכין מדריך לנהלי משרד, כי זה ייקח הרבה זמן, מאמץ ואנרגיה אבל זה בטח ישלם בטווח הארוך. זה יבטיח מינימום פיקוח על העובדים ובכל זאת יגרום להם לעבוד בצורה יעילה ויעילה.
