כיצד להתכונן לפגישה?

האם אי פעם השתתפת בפגישה שבמקום לפתור משהו לא פתרה כלום? גרוע מכך, חלק מהפגישות הללו מוסיפות נושאים נוספים לפתרון. הבעיה בפגישות אלו היא ההכנה. אולי מישהו התקשר לפגישה אפילו בלי צורך לקיים פגישה. או אולי מישהו קבע פגישה שתסתיים בתוך זמן מסוים, אך היא סיימה הרבה מעבר לזמן שנקבע.

לעולם אל תעשה שוב את אותן הטעויות על ידי ביצוע טיפים פשוטים להכנת פגישה:

לתכנן

וודאו ששווה לקיים פגישה. למה בכל זאת אתה מתכנן להתקשר לפגישה? האם זה משהו שצריך ליידע את כולם? אם כן, אולי ניוזלטר עדיף על קיום פגישה. אבל אם אתה צריך לדבר עם אנשים ולקבל את דעתם, זה בוודאי צריך להיות בפגישה.

הכן הודעה. הודיעו לכולם על הפגישה. זה יכול להיות באמצעות פרסום, דוא"ל, SMS או מכתב. וודאו שתכללו את המקום, התאריך, השעה וסדר היום של הפגישה. בדרך זו, כל מי שצריך להשתתף בפגישה יהיה מוכן. לאנשים יכולות להיות כמה נושאים הנוגעים לסדר היום שלך או שיש להם כמה הצעות או רעיונות.

הכן את החומרים שלך. רץ דרך סדר היום של הפגישה. אם סדר יום כלשהו זקוק לחומרים, הכין אותם טוב יותר. אולי אתה רוצה להציג גאדג'ט חדש או מכונה חדשה. אולי תציע תוכנית עסקית חדשה, ואז וודא שיש לך המחשה לתוכנית זו.

פגישות עבר

סדר את סדר היום של הפגישה. קבעו את סדר היום של הפגישה בסדר הגיוני. כדאי להזמין אותם על סמך חשיבות או דחיפות. ייתכן שתרצה להזמין אותם בהתאם לרלוונטיות שלהם לפגישות שלך בעבר.

הקצה משימות. מהם הדברים שצריך לעשות במהלך הפגישה? מישהו צריך לקחת דקות, לדאוג למצגת, לארגן את המקום, לבשל ולהגיש אוכל ולהכין את המולטימדיה. הקפד להקצות משימות אלה והמשיך לעדכן אנשים אלה כדי לבדוק אם הם מוכנים או שיש משהו שצריך סיוע.

תרגול. אם אתה לוקח על עצמך את האחריות על הפגישה, עליך לתרגל כיצד לטפל בה במיוחד אם לא טיפלת בפגישה בעבר. כמי שיטפל בפגישה, יש לך אחריות וחובות רבות. אבל החשוב ביותר הוא לשמור על ישיבה טובה. כדאי שתדעו לגרום לאנשים להקשיב בזמן שמישהו מדבר. כדאי שתדעו לשמור גם על סדר הפגישה.

שעות מעודכנות

להזכיר. אתה לא רוצה שאנשים לא ישתתפו בפגישה שלך רק בגלל שהם שכחו מזה. יום לפני הפגישה, דאגו לעדכן את כולם לגבי הפגישה. אותם אנשים האחראים על משימות מסוימות צריכים להתעדכן שעות לפני הפגישה או בזמן ההכנה אליה.

הכנה היא המפתח לקיום פגישה מוצלחת. אל תשכח להתחיל בזמן ולסיים גם בזמן. לאנשים בפגישה יש את הדברים האחרים שלהם לעשות. כל דקה חשובה ואתה צריך להתחשב בזה. תוכל להרוויח כבוד על ידי שמירה על המילים שלך.