תאגידים ועסקים גדולים משתמשים בדרך כלל במדריך סיכום המידע על מנת להגביר את יחסי העובדים.
תאגידים ועסקים גדולים משתמשים בדרך כלל במדריך סיכום המידע על מנת להגביר את יחסי העובדים. בעיקרון, הספריה תורכב משמות כל עובד וכן מידע רלוונטי אחר הנוגע לעבודתם בחברה. בדרך כלל, ניתן למצוא מדריך זה בלוחות המודעות של החברה ולפי בקשה אצל מחלקת משאבי אנוש. ניתן להשתמש בו אם מישהו בחברה צריך לאתר עובד או מחלקה מסוימת באותה חברה. מכיוון שהדבר שימושי למדי לאפקטיביות הכוללת של כל עסק או תאגיד, יצירת מפתח היא המפתח ולכן יש לעשות זאת נכון. להלן מספר שלבים בסיסיים כיצד ליצור ספריית סיכום מידע באמצעות Microsoft Excel.
יזם את Microsoft Excel. הדרך הטובה ביותר ליצור את מסד הנתונים שאתה זקוק לו היא פשוט באמצעות יישום גיליון אלקטרוני כמו Microsoft Excel ולשרטט את המידע הדרוש לך. כמובן שתצטרך ליצור ולסיים תבנית עבור זה תחילה.
צור את התבנית. לאחר הפעלת Microsoft Excel, פתח גיליון אלקטרוני חדש והתחל לסמן כל עמודה. מה שאתה רוצה לעשות כאן הוא לסמן את העמודה הראשונה עם שם העובד. קפצו לעמודה הבאה ותייגו אותה כ"כותרת תפקיד "או משרה. קפצו לשלב הבא ותייגו אותו כ"מחלקה ". העמודה לצד זה צריכה לשמש למספרי קשר ואחריהם כתובת ומנהל ישיר. תוכל להוסיף מידע נוסף כרצונך, אך זכור לתייג עמודות בגיליון האלקטרוני כדי לארגן אותו.
הזן את המידע. לאחר שתויגו כל העמודות והתבנית סופית, פחות או יותר, התחילו להזין את המידע לגיליון האלקטרוני. התחל עם השם, התפקיד, המחלקה, מספרי הקשר, הכתובת וכל מידע אחר שאתה צריך למלא על סמך התבנית שיצרת. עכשיו אתה יכול לעשות זאת באופן ידני, אך אם אתה מנסה לאסוף אלפי רשימת עובדים, אז הקלדת כל אחד ידנית עשויה להיות מייגעת ומייגעת למדי. ובכן, אם יש לך רשימה של עובדים שכבר נשמרו כקובץ דיגיטלי, אולי בפורמט MS Word או PDF, תוכל לבחור לייבא את הנתונים כדי לחסוך לך זמן ומאמץ מהקלדה.
להלן מספר שלבים בסיסיים ליצירת מדריך סיכום מידע על חברה באמצעות Microsoft Excel.
ממיין את הרשימה. מיון הנתונים לאחר השלמת הגיליון האלקטרוני יכול להתבצע בכל מספר דרכים, אך בדרך כלל תצטרך למיין אותן רק דרך העמודות. לכן, אם ברצונך לארגן ולמיין את הרשימה אלפביתית, תוכל לעשות זאת בעמודה A אשר יועדה לשמות העובדים. אתה יכול גם למיין את הנתונים לפי מחלקה, מיקום ואפילו כתובת.
שמור את הקובץ והדפס. לאחר השלמת הספרייה, הדפיס אותה והפיץ אותה לכל העובדים והעלה כמה עותקים על לוחות המודעות של החברה. אם המשרד שלך הוא ללא נייר, כל שעליך לעשות הוא לשלוח את קובץ ה- Excel בדוא"ל לכל העובדים באמצעות דוא"ל החברה שלהם וסיימת.
מכיוון שעובדים חדשים ייכנסו למערכה על בסיס חודשי, אז יהיה זה חכם לעדכן את הספרייה גם על בסיס חודשי כדי שתוכלו לשקף את השינויים. וודא שלעולם לא תאבד ספרייה זו מכיוון שזה יהיה בסיס הנתונים העיקרי שלך שעליך רק לעדכן באופן קבוע.
