ישנן בעצם שתי שיטות להגדרת מערכת מספרי הזמנת רכש: השתמש בטפסי הזמנת רכש שהודפסו מראש עם מספרים עוקבים. לחלופין, השתמש בתוכנת הנהלת החשבונות הבסיסית שלך כדי להדפיס הזמנות רכש עם מערכת מספרי הזמנות הרכש של החברה שלך. מספרי הזמנות רכש הם חשובים ביותר ויש לקשור אותם למספרי הזמנות מכירות מקוריים כדי לשמור על רישומי הזמנות טובים. מערכת מספרי הזמנות רכש משמשת מטרה אחרת כהפניה ללקוחותיכם ולספקי כל משלוח הזמנות והיא משמשת כמסלול הזמנות משני למערכות הנהלת חשבונות המקבלות את הזמנות הרכישה שלכם. כך תמצא מערכת מספור להזמנות הרכש שלך.
טופסי הזמנת מכירה ממוספרים
למטרות מעשיות בעסק בו משתמשים באופן קבוע בטופסי הזמנת מכירה, קל לשלב את מספר הזמנת המכירה כחלק ממספר מסלול הזמנת הרכש. כל שעליך לעשות הוא להוסיף מספר ספרתי המציין שמדובר כעת בהזמנת רכש. כדוגמה: אם מספר הזמנת המכירה הוא 1044, השתמש במספר מתמטיקה המציין בעקביות שמדובר בהזמנת רכש, כגון המספר 2. "1" יציין שהתחיל כסדר מכירה, השלב הראשון בתהליך המכירה.. המספר "2" מציין שמדובר כעת בהזמנת רכש מספר 21044, השלב השני בתהליך המעקב. זה יעבוד רק אם הזמנות הרכישה לא מודפסות מראש עם מערכת מספרים וניתן להוסיף אותן בעת הדפסה מתוכנת הנהלת חשבונות.
המערכות הטובות והמדויקות ביותר לכל העסקאות העסקיות הן אלה המשתמשות במעקב אחר מספרים עקבי. בחלק מהחברות כל לקוח מקבל מספר חשבון או מספר זיהוי לקוח מיוחד. אם רוכשים ציוד ביתי מספקים, לכל ספק יכול להיות גם מספר חשבון המסייע ביצירת מערכת מספרי הזמנות רכש. אם מתבצעות רכישות מספק משני עבור לקוח, קשר את מספר הזמנת הרכש של הלקוח לכל עסקאות הנהלת החשבונות העתידיות. לדוגמא, אתה הספק, רוכש יישומון עבור לקוח מספק אחר. שלך רכישת סדר כדי לספק מחוץ שלך יש שלך מספר במסלול הזמנת רכש החברה שישמש כאשר היישומון נשלח אליך או ללקוח שלך, לפי המקרה. כל תיעוד המשלוח מסתמך על מספר הזמנת הרכש של החברה שלך לצורך זיהוי. שיטה זו של הזמנת מעקב חיונית בעת משלוח בינלאומי. התחל את מערכת מספרי הזמנת הרכש של החברה שלך עם קוד מספר רלוונטי וניתן לזיהוי בקלות. חברות רבות מזהות את לקוחותיהן עם קוד מספרים של לקוחות. קוד זה עשוי לכלול את מספר איש המכירות, תאריך ההזמנה ומספר הרכישות הרציף.
