יתכן שאתה חדש בעולם הרכישה והקבלנות, ובפעם הראשונה שהמפקח שלך יבקש שתכין בקשת רכישה, יתכן ש"הצבא בפנסים הקדמיים "יופיע בפניך. לא להיבהל. לכל בלוק בתבנית יש משמעות, והמשימה שלך היא לברר מה נדרש.
בדרישת הרכש אומרת את הדברים הרבה הקונה, שבקשו את הפריט, מה רצוי כדי לרכוש, היכן הוא הפריט נשלח, איזה סוג של כסף נמצא בשימוש כדי לממן את הפריט, מי מורשה רכישה של הפריט (בדרך כלל מפקח), אשר במימון ובחשבונאות אישר את זמינות הכסף ומתי נדרש הפריט.
דרישת רכש פדרלית
אם אתה מתמודד עם דרישת רכש פדרלית וממשרד הביטחון אתה כנראה תשתמש ב- DD3953, זהו טופס בקשה רגיל המושלם לרכישות במשרד הביטחון.
הטופס יכיל מספר שנוצר הנקרא מספר בקשת הרכישה. מספר בקשת הרכישה יציין אשר הסוכנות התחילה את הפעולה, שבו הסוכנות ממוקמת, אשר החלוקה בתוך הסוכנות בקשה את הפריט, שנת כספי הפריט התבקש ומספר סדרה שמוצג כי חלוקה המבקשת בפרט. יהיה תאריך שבו הכינו את הפריט. החסימה הבאה תכלול קוד עלות שישמש להזמנת הרכש. הבלוק הבא יהיה תיאור של מה זה להיות הורה, למשל ייתכן שיידרש כדי מקלדות מנת מחשב, יהיה לך את האיפור ואת המודל של המקלדת שאתה מבקש, כמה אתה מבקש והערכה של מה כל אחד מהם יעלה.
אז יהיה עליך לזהות לאן יש לשלוח את הפריטים, ותצטרך לכלול את תאריך המסירה הרצוי. הזמנת הרכש שלך תנותב דרך שרשרת פקודה לפני שהיא תאושר סופית ותועבר למחלקת הרכש שלך. תחתום כמבקש, המפקח המיידי שלך יחתום כמסמיך כי יש צורך בפריט, כספים וחשבונאות יוודאו כי קיימים כספים וניתן להשתמש בהם והם יחתמו ויעבירו למחלקת הרכש להשלמת הזמנתך. הזמנת הרכש מהווה טריגר למחלקת הרכישה להתחיל בעבודה ולקבל את הפריטים הנחוצים לך.
