כיצד לבחור את הפתרונות הטובים ביותר לארכיון דוא"ל?

דואר אלקטרוני או מיילים מחליפים זה מכבר את דואר החילזון המסורתי מבחינת התקשורת. היתרונות של דוא"ל הם רבים; סיבה מדוע הוא משמש מסיבות אישיות ועסקיות כאחד. מכיוון שאופי הנתונים הללו הוא אלקטרוני, הוא אכן קשה לאחסן, במיוחד אם שם הצטבר נפח גדול לאורך השנים. הפיתרון עליו ארגונים עסקיים רבים מסתמכים הוא ארכיון דוא"ל.

בעיקרון, ארכיון דוא"ל הוא פתרון המאחסן את כל הדוא"ל שהתקבל ונשלח לחברה. הדבר נחוץ כדי לענות על מדיניות ציות הדוא"ל ב במונחים של תקשורת ואחסון.

מערכת מיכלי אחסון וירטואלית

מכיוון שארכיון זה משתמש במערכת מיכלי אחסון וירטואלית, גישה זו נראית לעזר במונחים של:

• אחסון ללא הגבלה. הקיבולת הבלתי מוגבלת של אחסון תיבות דואר הניתנת על ידי פתרונות לארכיון דוא"ל מסייעת לעסקים שמקבלים נפח עצום של הודעות דוא"ל. אין צורך למחוק הודעות דוא"ל ישנות, אך עדיין יש מקום לעוד, ובכך לעזור לעמוד במדיניות שמירת הדוא"ל.
• גישה קלה לדוא"ל. פרוטוקול ארכיון המסמכים ואחריו תוכנית זו מאפשר לארגונים למצוא מיילים ישנים כשמתעורר צורך. מדיניות דוא"ל אחת של שמירת תיעוד של מסמכים למשך פרק זמן מסוים מושגת.
• ביצועי שרת מוגברים. העובדה שארכיב המסמכים משתמש במכשיר וירטואלי ולא בשרת הדוא"ל של החברה עצמו עושה את ההבדל. בכך שאיננו מציף את אחסון שרת הדוא"ל, הביצועים והיעילות של המערכת נשמרים במיטבם.

מהם הפתרונות הטובים ביותר לארכיון דוא"ל?

למעשה ישנם שני סוגים של פתרונות לארכיון מסמכים, שניהם כמובן בעלי תוצאות סופיות. עם זאת, הפיתרון הטוב ביותר תלוי בדרישת החברה. הנה תיאור קצר של השניים:

• ארכיון דוא"ל מתוזמן. המשימות בארכיון הדוא"ל נעשות בדרך כלל על ידי מחלקת ה- IT של החברה. הם משתמשים בעיקר בתוכנה של ספק ארכיון דוא"ל כדי לעזור באחסון הדוא"ל.
• ארכיון דוא"ל מתארח. במערכת זו המשימות לביצוע אימייל או החלפת ארכיון מועברות לחברת ארכיון דוא"ל ולא למחלקת ה- IT שלה. דבר טוב במערכת זו הוא שניתן לתת למחלקת ה- IT זמן רב יותר לביצוע משימות אחרות בחברה.

פתרון לארכיון בדוא"ל

השאלה כעת היא, איך אתה יכול לדעת מהו פיתרון הארכיון הדוא"ל הטוב ביותר עבור החברה שלך. הקובעים העיקריים להחלטה זו הם מחלקת ה- IT, התקציב וכמות המיילים שמסתובבים בחברה.

אם יש לך מחלקת IT קטנה עם כמות גדולה של הודעות דוא"ל שנכנסות לאחסון בארכיון חילופי, עדיף להשקיע בארכיון הדוא"ל המתארח. מצד שני, אם יש לך מחלקת IT גדולה, אין תקציב לארכיון חיצוני, אז ארכיון דוא"ל מתוזמן הוא לא בחירה רעה.

בסופו של דבר, לא משנה איזה סוג תבחרו עבור החברה שלכם, הדבר החשוב ביותר הוא שתשיגו את כל היעדים בטיפול בכל אותם מיילים. בין אם זה למדיניות תאימות הדוא"ל או למטרות הקלטה, ניתן להשיג את שניהם באמצעות פתרון הארכיון בדוא"ל שבחרתם בסופו של דבר.