התרשים של Microsoft Excel נקרא כמו דף שאלה ותשובה, והוא שימש לעתים קרובות כהפניה מהירה.
לעתים קרובות בפרויקטים עסקיים ואישיים יש צורך ברשימה. ואז יש צורך ברשימה מפורטת, שהופכת לתרשים או לטבלה. ואז טבלה הופכת למערכת, או למספר עמודים של נתונים אינטראקטיביים, ואתה מחליט מה שאתה צריך זה מטריצה או גיליון אלקטרוני. בין אם אתה משתמש ברשימת המונחים, בתרשים, בטבלה, בגליון האלקטרוני או במטריקס, סביר להניח ש- Microsoft Excel יהיה קיצור הדרך הטוב ביותר להקלדת הנתונים במחשב, עדכון המידע שלך ולהדפסתו בפורמט אטרקטיבי. לאחר שתזין מידע על תבניות ראשוניות בעמודות ובשורות, תמצא את עצמך עושה שימוש חוזר בהתקנה הראשונית שלך פעמים רבות, תוך ייצור וריאציות רבות לפי הצורך לאירוע. כאשר אתה משתמש ב- Microsoft Excel כדי לנהל נתונים שאינם פרוזה, כגון מספרים, ביטויים, שמות או רשימות, תגלה שהנתונים שלך ניתנים להתאמה למצבים רבים.
Microsoft Excel משמש לעתים קרובות לנתונים מספריים, אך הוא שימושי גם לביטויים ושמות, כאשר תרשים עשוי לכלול בעיקר טקסט במקום מספרים. לדוגמא, לבוס שלי לשעבר היה מצב תכנון עיזבון מסובך, שבו כל אחד מתריסר חשבונות הונחו על ידי מסמכים משפטיים שונים. בתרשים שהכנתי עבורה לא היו נתונים מספריים, אך ארבעת הביטויים שהשתמשו בהם, כמו "בהנחיית Lewellyn Trust", חזרו על עצמם בצורות שונות לאורך כל הדף. בטבלת אקסל של מיקרוסופט קוראת כמו דף שאלה ואת התשובה, והיא משמשת לעתים קרובות עיון מהיר.
פורמט Microsoft Excel מצטיין
פונקצית מנהל הרשימה של Microsoft Excel קופץ אוטומטית כאשר אתה להכין טבלה כזאת. מנהל רשימות עוזר על ידי חזרה על ביטויי המפתח בטבלה, כך שאין צורך להקליד את אותו הביטוי מספר פעמים. כותרות העמודות בחלקו העליון של הדף כללו "שם חשבון", "שם עורך דין" וכו 'וכמה תאריכים הוצגו כך שהכתיבה האחרונה של המסמך נכללה ברשימה. לאחר שהרשימה הזו של החשבון הונחה על ידי איזה מסמך משפטי, חסכה לה ככל הנראה דמי ייעוץ, משום שהיא הצליחה לחפש את התכונות הבסיסיות של תוכנית העיזבון שלה, מבלי לחפור בערימות של קבצים עתיקים ומסמכים ארוכים. כדאי לזכור שפורמט גיליון אלקטרוני של Microsoft Excel עם נתונים טקסטואליים בעיקר יכול לשמש מדריך "הפניה מהירה".
אולי אתה צריך רשימה מוכוונת נתונים יותר, כולל משוואות. אם כן, השימוש ב- Microsoft Excel יחסוך זמן רב וימנע כאבי ראש רבים. יש אנשים שמצריכים לשרטט שולחן, או לפחות רשימה של כותרות עמודות על נייר, לפני ההקלדה, וזה יכול להיות מאוד שימושי. חשוב על כותרות העמודות כתוויות לכל קטגוריה. לדוגמא, בטבלה פיננסית שהכנתי לפני מספר שנים יש תמיד ארבעה חודשים של ערכי חשבונות בראש הדף, ולכן הכותרות ברבעון הראשון יקראו כך: ינואר, פברואר, מרץ ואפריל. העמודה השמאלית כוללת פורמט רחב יותר, כך שלשם החשבון יש מקום להקליד. העמודה הימנית מחשבת את אחוז השינוי מהחודש שעבר לחודש זה, באמצעות משוואה ב Microsoft Excel.
ההגדרה הראשונית של טבלה זו הוזנה לפני מספר שנים, אך השתמשתי בה מדי חודש ושיפרתי אותה עם צבעים, מילוי, הערות שוליים ומספר אפשרויות נוספות ככל שחלפו השנים. כשהבוס עבר ניתוח עיניים הגדלתי אותו על ידי שינוי הגדרות המדפסת. כאשר נסגרו חשבונות, ניתן היה למחוק שורה עם הוספת הערת שוליים לאן הועברו הכספים. אותה טבלה בסיסית ב- Microsoft Excel שימשה פונקציה זו באמצעות פקודת תפריט הקבצים הפשוטה"שמור בשם", כששם הקובץ מוכנס שם החודש הבא. לדוגמא, בחודש הבא, העמודה של ינואר נמחקת, והעמודה של חודש מאי מוכנסת, ליד אפריל. יש להזין שינוי קל בנוסחת "אחוז השינוי", כך שערכי החשבון של מאי מושווים לערכי החודש של אפריל ולא לחודש מרץ. ואז התבנית מוכנה לחודש הבא, כך שכאשר מתקבלים הצהרות החשבון שלנו, הגיליון האלקטרוני שלד כבר מוכן לשימוש.
טבלת הערכים של החשבונות החודשיים שתוארה לעיל כוללת סכומים אוטומטיים בתחתית כל עמודה. אלה מתוכנתים בקלות ב- Microsoft Excel, רק על ידי הקלדת התו "+". תיבת עריכה עולה על המסך כאשר הקלדנית משתמשת לראשונה בסימן הפלוס, ואז Excel מסייע למשתמש להזין טווח תאים ממנו יחושב הסכום. אתה יכול להקליד את כתובת התא, או פשוט ללחוץ עליה, ועוזר עריכת הנוסחה יספק רמזים. לדוגמה, הנתונים של ינואר נמצאים בעמודה "B", החל מתא B2 וכלה בתא B34. תא B35 מכיל את המשוואה "SUM B2 עד B34." ניתן להיכנס לנוסחה זו על ידי לחיצה על העכבר על האזור שיש להוסיף, או על ידי הקלדת כתובות התאים שיש להוסיף. לחץ על Enter כשתסיים לערוך את הנוסחה שלך,ואתה חוזר ל מצב הקלדה רגיל.
הימנע ממחיקה בטעות
הפונקציה Manager Manager של Microsoft Excel צצה אוטומטית כשמכינים טבלה כזו.
התא המכיל את הסכום מציג בדרך כלל את תוצאת המשוואה - מספר - אך אינו מציג את המשוואה, למעט כאשר המשתמש נמצא במצב עריכת משוואה. הסכום המספרי של המשוואה או הנוסחה מתוכנת בקלות באמצעות עקרונות אלה, ומסכם את כל ערכי החשבון לינואר. לחץ על תחתית העמודה בפברואר, הזן את סימן הפלוס, השתמש באותה משוואה וחזור על שלבים אלה גם עבור החודשים האחרים. כדי להימנע ממחיקה בטעות של התאים המתוכנתים שלך שבהם מסתתרות נוסחאות, אני מציע להשתמש בהגדרת ההגנה על התא באותם מיקומים בטבלה שלך. ב- Microsoft Excel, ניתן להציג תאי נוסחה גם בסוג צבעוני כדי להזכיר למשתמש היכן לא להזין נתונים על גבי משוואה.
המשוואה או הנוסחה האחרים בטבלת החשבונות החודשיים המתוארים לעיל היא עמודת השינוי באחוזים. שוב, תוכל לשרטט את כוונתך בעפרון ובנייר לפני שתנסה זאת, אם נראה שזה מסובך בפעם הראשונה שאתה משתמש ב- Microsoft Excel. אתה רוצה לדעת במבט חטוף מה היה השינוי בכל ערך חשבון, מסוף החודש שעבר (מרץ, כלומר) ועד סוף החודש הנוכחי, או אפריל. רעיון זה משמש גם לטבלאות רבעוניות, עם כותרות עמודות שונות כדי לקבץ את החודשים יחד. אתה יכול להתחיל את המשוואה שלך שוב על ידי הקלדת סימן הפלוס, ובכך להיכנס לפונקציית עריכת המשוואה של Microsoft Excel.
לאחר מכן, ברצונך להקליד את התא "E2", או את שורת הנתונים העליונה בעמודה אפריל, שיופחתו על ידי התא "D2". זהו ההבדל בין נתוני אפריל למרץ, במספר חיובי לרווח באפריל, או לטווח שלילי אם היה הפסד. אל תסתכן במבוכה על ידי כניסה למשוואה לאחור, כך שהפסד יראה כרווח; כולם נוטים לטעות במוקדם או במאוחר. השלב הבא הוא לחלק את ההפרש בחודש הראשון, או במרץ, כדי לקבל תשובה עשרונית או אחוזית. מכיוון שמשוואת היחס הקלאסית "דלתא" או "שינוי" כוללת שני שלבים, היא מחשבת נכון כשאתה מזין אותה בסוגריים, כדלקמן: + (E2-D2) / D2. הנוסחה שהזנת היא כמו פקודה שמשמעותה בתא זה, חישב את ההפרש בין אפריל למארס,וחלק את זה לערך בחודש מרץ, כדי להציג את היחס כעשרוני, או אחוז.
כעת תוצאת חישוב השינוי החודשי שלך בתא אחד של העמודה הימנית. מה עם שאר התאים בעמודה? זה המקום בו השימוש ב- Microsoft Excel מציע קיצורי דרך רבים וחכמים. אתה יכול להעתיק נוסחה זו באמצעות העכבר לתא הבא למטה, ולאחר מכן, ותראה שהנוסחה מתאימה כראוי לשימוש בנתונים משורה 3, שורה 4, שורה 5 וכו '. כן, נוסחאות ב Excel יחסית, ולכן הם יסתגלו בדרך זו אלא אם כן אתה מצווה עליהם להיות מוחלטים ולא יחסית, דבר שאשמור לשיעור אחר. באמצעות שיטה זו ב- Microsoft Excel, תוכל להעתיק בקלות את נוסחת אחוז השינוי שלך כדי למלא את כל התאים בשורה הימנית בטבלה זו.
בעזרת נוסחאות בסיסיות אלה של "סכום" ו"דלתא ", ניתן ליצור רשימות פיננסיות בסיסיות רבות ולעדכן מעת לעת באמצעות Microsoft Excel. כדי להוסיף תכונות תצוגה אטרקטיביות לעיצוב, תוכלו להגדיר את המקומות העשרוניים לאפס אם ברצונכם לעגל לדולר הקרוב ביותר, או אם תרצו פסיקים עבור נתונים גדולים יותר. השתמש בתפריט הפורמט כדי לבחור כיצד יופיעו נתונים בכל תא. עבור עמודה אחוז השינוי, להשתמש הבחירה בפורמט אחוז, אבל לאפשר מקומות עשרוניים כדי להראות, כך העמודות לא בטעות מסביב-מסביב לאפס, שכן ערכי אחוז נוטים להיות פחות אחד.
מאגר נתונים מורכב המנתח מחירי מניות
כאשר אתה מתחיל לרשום נתונים ולנתח אותם באמצעות גיליונות אלקטרוניים, אתה יכול לראות מספר רב של שימושים עבור Microsoft Excel. מרשימת השמות ברצועה, על גודלם האחיד ומצבם בתשלום / לא משולם, לגיליון אלקטרוני שבו מוקלדים כמה משתנים ושאר התאים הם נוסחאות, יש יישומים רבים שיכולים להפיק תועלת מהקצר קיצוצים שמציעה Microsoft Excel. השתמשתי ב- Microsoft Excel כדי להכין רשימה פשוטה של תרופות לחיות מחמד ותאריכי התפוגה שלהן, אך השתמשתי בה גם כדי ליצור מסד נתונים מסובך לניתוח מחירי המניות. זכור, רשימה מילולית יכולה להיות טבלה, אך גם רשימת תפישת המספרים יכולה להיות, כמתואר בדוגמאות לעיל.
חשוב על זה ככה: כל הנתונים שאתה בדרך כלל מחושב במחשבון עשויים להיות מוצגים טוב יותר כתרשים. בכל פעם שמדובר בכמה משוואות, כמו להקרין כיצד מחיר ישתנה בתרחיש מסוים, השתמש באותה תבנית טבלה עם נתוני התחלה שונים או "משתנים". רק זכרו להמשיך לשמור כל תרחיש בשם קובץ אחר, אם ברצונכם להשתמש בו שוב מאוחר יותר. כאשר אתה מעביר עמודות או מכניס שורות חדשות, חזור ובדוק פעמיים את תוכן הנוסחה וכתובות התאים באופן קבוע. העתקת נוסחאות נוחה, אך תוכל לקבל שיהוקים אם מחקת את העמודות שבהן הנוסחה מחפשת את הנתונים שלה. כיף למצוא שימושים עבור Microsoft Excel שאיש אחר לא ראה לפני כן, וכולם יכולים להתאים את Excel מעט להכין רשימה, מטריצה או טבלה משלהם.
