כיצד לצרף דוח גישה של מיקרוסופט לדוא"ל?

Microsoft Office Access היא תוכנית המסייעת לך ליצור, לעקוב ולשתף באמצעות דואר אלקטרוני דוחות מקיפים שיעזרו לך לקבל החלטות עסקיות גדולות. זה מקל על מתכנתים ולא מתכנתים כאחד בייצור מסד נתונים שאינו כרוך או קורא להכרות עם ניהול והפקת מסד נתונים. באמצעות Access, תוכל לאסוף נתונים ממיקומים שונים על ידי ייבוא נתונים מהדואר האלקטרוני שלך או מתוכניות אחרות כגון Microsoft Excel.

1. הפעל את Microsoft Access ופתח את הדוח שברצונך לצרף לדוא"ל.
כדי להפעיל את Access, בתפריט "התחל", סמן את "תוכניות" (אם אתה משתמש בתפריט התחלה קלאסי) או "כל התוכניות" (אם אתה משתמש בתפריט התחלה רגיל) ולחץ לחיצה כפולה על "Microsoft Access". ישנן שלוש דרכים לפתיחת קובץ בגישה של מיקרוסופט.

(א) שימוש בסרגל התפריטים בשורת
התפריטים, לחץ על "קובץ" ואז פתח.
(ב) שימוש בסרגל הכלים הסטנדרטי.
בסרגל הכלים הסטנדרטי, לחץ על הסמל המיוצג על ידי תיקיה.
(ג) באמצעות מקש הקיצור לפתיחת קובץ.
במקלדת, לחץ על "CTRL" ו- "O"

פרויקט גישה של מיקרוסופט

כל אחד משלושת השלבים הנתונים הללו יאפשר לך לדפדף לפרויקט Microsoft Access שברצונך לפתוח.

ניתן גם להפעיל ולפתוח את פרויקט Access עליו תרצו לעבוד על ידי מעבר ישירות לתיקיה בה הוא נשמר ולחיצה כפולה על שם הקובץ שלו. פעולה זו תפתח מיד את הפרויקט ב- Microsoft Access.

2. אם אין לך פרויקט מוכן, צור פרויקט חדש.

הפעל את Microsoft Access ואז כשהתוכנית כבר נפתחת, לחץ על מקש הפונקציה "F11" במקלדת. זה ימשוך את חלון "מסד הנתונים" שבו אתה צריך ללחוץ על הכרטיסייה "דוח" ולבחור "חדש". משם, בחר אם ברצונך ליצור דוח משלך או השתמש ב"אשף הדוחות "כדי לסייע לך ביצירת הקובץ. במקרה שבחרת להשתמש באשף הדוחות, הקפד לעקוב אחר ההוראות שעל המסך ולספק את הפרטים שהוא מבקש.

גישה למשרד של מיקרוסופט

3. שלח את הדוח בדוא"ל.
דוא"ל לדוח יהיה שונה במקצת אם אתה משתמש ב- Access 2003 וב- 2007. אם אתה משתמש ב- Microsoft Office Access 2003, בסרגל התפריטים, לחץ על "קובץ", ואז הדגש "שלח אל" כדי לאכלס את תפריט המשנה שבו אתה לחץ על "נמען דואר (כקובץ מצורף...)". אם אתה משתמש ב- Microsoft Office Access 2007, לחץ על הלחצן "Office" הממוקם בפינה הימנית העליונה של חלון Office Access 2007. לחץ על "דואר אלקטרוני". בשתי הגרסאות של Access, פעולה זו תפתח את תיבת הדו-שיח של "שלח". תחת "בחר פורמט" בחר "פורמט תמונה" מהתיבה ולחץ על כפתור "אישור". פעולה זו תתחיל להרכיב דוא"ל חדש ב- Outlook ותצרף באופן אוטומטי את תמונת המצב של הדוח שלך.הזן את כתובות הדוא"ל של האנשים שאליהם אתה רוצה להעביר את הדוח ולשלוח את ההודעה שלך.

כמובן, תוכלו לבחור פורמט אחר בעת שליחה וצירוף דוח הגישה לדוא"ל, כמו למשל שליחתו כמסמך "HTML". זו בהחלט החלטתך באיזה פורמט תרצה להשתמש, אך שימוש בפורמט Snapshot יאפשר למשתמשים שלא מותקנת Microsoft Office Access במחשבים שלהם להציג את הדוח מבלי שיהיה עליהם להתקין דבר.