אם אתה מנהל ארגון מתנדבים וברצונך לבנות את ניהולו ביעילות, הנה כמה עצות עבורך.
התמודדות עם ארגון מתנדבים אינה משימה קלה. ראשית, חבריכם הם מתנדבים בלבד - כלומר, הם יכולים להחליט לעזוב בכל עת, ואם הם יישארו זמן רב, ככל הנראה השעות שהם מבלים בארגון שלכם הם הזמן הפנוי היחיד שלהם. אם אתה מנהל ארגון מתנדבים וברצונך לבנות את ניהולו ביעילות, הנה כמה עצות עבורך.
זכרו מהן מטרות הארגון שלכם. לרוב, ארגוני מתנדבים צירים לאמונה, ערכים או תמיכה מסוימת. זו בדיוק הסיבה שיש לך מתנדבים - כי הם מאמינים במה שאתה מאמין. זה לא סוג של עסק שבו אתה יכול להפנות אנשים לכיוון אליו אתה רוצה שהם ילכו כי הם מקבלים תשלום. שמירה על ערכים ומטרות אלה חיונית בקביעת מבנה ההנהלה שלך. למשל, הנשיא, הנשיא הנבחר, נשיא העבר והגזבר הם חלקים בלתי נפרד מצוות ההנהלה שלך. עם זאת, בהתאם למטרות שלך, יתכן שיהיו לך מזכירים או סמנכ"לים לארונות המטפלים בשירותים קהילתיים ספציפיים, בענייני פנים וכו '.
תכנן את התפקידים שאתה צריך. התפקידים שאתה מגדיר עבור הארגון שלך חייבים לעמוד ביעדי הארגון שלך. לכל תפקיד חייב להיות מקום לקידום האינטרסים של הארגון שלך כדי להבטיח כי לחבריך יש מוטיבציה מתמדת לדחוף את הערכים שאתה מקדם. ברגע שיש לך את התפקידים הדרושים שלך, תיאורי התפקידים של כל אחד מהם חייבים להיות מפורשים ולהבין בקלות. תיאורי תפקיד אלה כוללים אך אינם מוגבלים ל: כותרת תפקיד, דו"ח ישיר, כהונה או תפקיד וסטנדרטים לבחירה מחודשת או למינוי מחדש, תפקיד כולל שיש לבצע, תפקידים, אחריות וסוג השירות הנדרש (דוחות, פגישות וכו '), אומדן ריאלי כמה זמן יש צורך בתפקיד זה מדי חודש, ויש צורך בכישורים והכשרות בעבודה. הדרך המתאימה לטיפול בכל סוג של שינוי בארגון חייבת להיות מתוכננת היטב, כולל האנשים האחראים לאישור וליישום שינויים אלה.
לבסוף, ועדות מסייעות להנהלה בזיהוי קצינים ומנהיגים פוטנציאליים בהתבסס על ביצועיהם בוועדות שלהם.
קבע אם עליך לבחור בקצינים או למנות אותם. נראה כי קיום נבחרים לנבחרים מועיל יותר מבין השניים שכן מובטח לו שיש לו / ה את הגיבוי והתמיכה של שאר החברים. עם זאת, קצין ממונה מצמצם את זמן ההצבעה והמועמדויות, וגם מקל על החלפות במקרים של התפטרות. יש לשקול ולבחון את שני אלה בקפידה לפני ששולבו הוראות ההצבעה בחוקי העזר של הארגונים. עם זאת, לא משנה אם הקצינים שלך נבחרים או מונו, עליהם להיות בעלי כישורי מנהיגות הדרושים כדי להפעיל את הארגון בצורה יעילה.
שיהיה לך ועדה. במיוחד אם הארגון שלך הוא ענק, עדיף שיהיו וועדות לתחומים ספציפיים של הפעולות בכדי להבטיח את היעדים והיעדים. באמצעות ועדות, שאר חלקי גוף ההתנדבות מוזמנים להיות מעורבים במשימות ספציפיות שהם מעוניינים בהן ביותר. זה גם מועיל להקצות משימות על פני מספר רב של אנשים לעומת מעטים בלבד. לבסוף, ועדות מסייעות להנהלה בזיהוי קצינים ומנהיגים פוטנציאליים בהתבסס על ביצועיהם בוועדות שלהם. כמובן שכמו ארגון רגיל, האנשים המעורבים חייבים להיות מקצועיים בכל עת.
מכיוון שארגוני מתנדבים משגשגים במסירותם של מתנדביהם, עדיף שצוותי הניהול שלהם יהיו מובנים כראוי לפני כן. זה מבטיח כי נעשים מאמצים באופן רציף, לא רק לקדם את יעדי החזון של הארגון, אלא גם לגייס חברים נוספים ולשמור על מוטיבציה של חברים קיימים.
