כיצד לנהל רשומות עבור עסק קטן?

ניהול עסק קטן צריך להיות שיטתי. כבעלים, אתה תמיד צריך להיות בראש הדברים מרכישת המוצרים שלך, העסקה ותשלום לעובדים שלך, תשלום דמי מדינה ושמירה על לקוחות מרוצים. עבור כל פריט שאתה מבצע בעסק שלך, חובה לנהל רישום. אחסון קלסרים עצום וקופסאות תקליטים יכול להיות מכריע ולכן כדאי שתדעו לאחסן אותם כראוי. רשומות אלה יכילו את חבל ההצלה של העסק שלך. כך תנהל את הרשומות העסקיות שלך:

• בחר קלסרים חסונים טובים. קבל קלסרים חסונים שיכולים להתמודד עם לפחות 8 סנטימטרים של נייר. וודאו כי הטבעות עשויות מפלדת אל חלד כדי שלא יחלידו גם לאחר זמן רב. עטפו את הקלסרים בניילון כך שהם יהיו מוגנים מפני לחות או מים.
• בחר מקום יבש טוב לאחסון הרשומות. בחר חדר בחנות החנות שלך ותייג אותו כ"חדר רשומות ". זה יכול להיות חדר או שזה מקום קטן עם קמרון הניתן לנעילה. חדר התקליטים צריך להיות הרחק מדקירות אינסטלציה או מהמזווה בו קיימת סכנה לזיהום התקליטים במים או כל לחות.
• מיין את הרשומות שלך. השאלות שאתה צריך לשאול את עצמך בעת עדיפות לניהול רשומות הן:

לאחר שענית על שאלות אלה, עליך לדעת אילו רשומות לשמור באופן קבוע או למשך תקופה מסוימת. הרשומות שיש לשמור באופן קבוע הן:

• תייג את הקלסרים והתיבות שלך. חשוב לתייג את הקלסרים שלך כדי שלא תלך לאיבוד בניסיון למצוא את הרשומה שאתה צריך בערימה. הדפיס תוויות קטנות והדבק אותן כראוי מתחת לפלסטיק של כל קלסר. אם אתה משתמש בתיבות מסמכים, תייג אותן גם כן. הניחו כל קלסר או קופסא באלף בית על מדפי המתכת או המדפים שיש לארגן.
• עדכן את הרשומות שלך. ודא שהרשומות שלך מעודכנות. אם יש לך קלסר מלא, השתמש בכלי אחר כדי לאגד את המסמכים המעודכנים ולאחסן את הקלסר המלא בחדר הרשומות. המפתח להחזקת קבצי רשומות מעודכנים הוא הגשת המסמכים בסוף כל זמן הסגירה כדי שלא תשכח אותם.
• שמור קבצים אלקטרוניים כקבצים כפולים. זה רעיון נבון לאחסן קובץ אלקטרוני של מסמכי העסק שלך כמו גם עותקים קשיחים. זה יבטיח שהמסמכים יהיו רשומים גם אם העותקים הקשיחים שלך הולכים לאיבוד או להיפגע בטעות.

מערכת רשומות מסמכים מאורגנת

שמירה על מערכת רשומות מסמכים מסודרת עבור העסק הקטן שלך תעזור לך לעקוב אחר המסלול בכל עת. לפני שאתה מנקה רשומות ישנות, הקפד לבדוק את עורך הדין ורואה החשבון עליהם.