הזמנה עסקית יכולה להגיע במגוון פורמטים: זה יכול להיות מכתב, כרטיס או כרטיס פתק. זה יכול לנוע בין רשמי לא רשמי. עם זאת, הזמנה עסקית בלתי פורמלית לאורח עשויה להיראות על ידי קהל שמעולם לא נועד לו; לכן עדיף לדבוק בגישה רשמית יותר. כתיבת הזמנה עסקית ולא שליחת דואר אלקטרוני היא הדרך הטובה ביותר להקרין תדמית מקצועית. זה גם נותן את הטון לאירוע.
- ראשית, חשוב על מטרת ההזמנה העסקית. איזה סוג אירוע אתם מארחים? הזמנה שאתה שולח לשיחה בענייני התעשייה שונה מאוד מחגיגת ציון דרך בין משרדית. אז בחרו בפורמט שלכם.
- אם אתה שולח מכתב ולא כרטיס, אתה יכול לדבוק במכתבים העסקיים הרגילים שלך. אם תבחר למצוא משהו מיוחד, נסה להיות עקבי ככל האפשר עם בחירתך העיצובית, למשל, בעת בחירת נייר מכתבים, הישאר עם צבעי החברה שלך. על נייר המכתבים להדפיס את הלוגו שלך על המכתב והמעטפה. הנייר צריך להיות כבד. נייר צבעוני קל יותר בעיניים ומקרין גישה רשמית יותר, אך חברה בענף יצירתי או לא רשמי יכולה לבחור צבעים וגופנים המשקפים את דמותם. זכור כי המסמך חייב להיות קל לקריאה, וקל להסרה ולקיפול למעטפה.
- אם האירוע שלכם הוא חגיגה, תוכלו למצוא כל מיני הזמנות בחנות נייחת, אבל תמיד נחמד שיהיה משהו בהתאמה אישית. בעת הכנת הזמנות עסקיות בהתאמה אישית, תכנן את האירוע שלך מראש, כדי שתוכל לתקן שגיאות הדפסה בהזמנות העסק שלך מוקדם. כלל אצבע כללי הוא בחירת צבעים בהירים לאירועים ביום וצבעים נועזים יותר לשעות הערב.
- הפנה את המכתב או הכרטיס העסקי שלך לאדם במקום להשתמש בכותרות כלליות כגון: אדוני או גברת. כשאתם פונים למישהו שמעולם לא פגשתם, אל תשכחו להציג בקצרה את עצמכם ואת החברה שלכם.
- תן לאורחים שלך את כל המידע הדרוש להם: היכן האירוע מתקיים, מתי הוא מתקיים ומדוע יהיה זה אינטרס שלהם להשתתף; שוב, תהיה תמציתי.
- הוסף מפה במידת הצורך.
- הקפד לקרוא את המכתב או הכרטיס שלך בהוכחה. דקדוק טוב חשוב בכל התקשורת העסקית.
- לסיום, אל תשכח למסור את פרטי ה- RSVP להזמנתך העסקית.
