כיצד להכין את לוח השנה שלך לפגישות יומי?

זה מתסכל ומביך להחמיץ פגישה, לאחר או אפילו לשכוח פגישה, או שלא להגיש דוח מכריע. אולי היית אומר לעצמך שתתארגן אינספור פעמים. אבל איך?

ישנם 3 דברים שאתה צריך לדעת:

1. הבנת הנושאים והיעדים הארגוניים שלך.
2. שימוש בכלים ארגוניים.
3. ניהול משימות יומיומיות.

אחריות עדיפות מהירה יותר

בין אם אתה משתמש בארגון האישי שלך, מתזמן מחשבים, נייר ועט, פתקים דביקים או מחשב ידני, קח זמן לתכנון היום שלך כל בוקר. יש לך מושג ברור היכן אתה מבלה את רוב יום העבודה שלך ואיפה תרצה לבלות. ציין את כל תחומי העבודה העיקריים שלך, כמה זמן אתה מקדיש לביצוע פעולות אלה, כמה זמן אתה צריך להשקיע בפועל כדי לבצע את האחריות העיקרית שלך ולזהות מה מפריע לעשות את האחריות על עדיפות זו מהר יותר. ואז התחל לעבוד על לוח השנה שלך לפגישות יומי.

העדיפו עדיפות לתפקודי העבודה השוטפים הקבועים שלכם. תמיד תעשה קודם את הדברים החשובים ביותר. שקול קידוד צבע המשימות היומיומיות שלך בסדר העדיפויות שלהם.

בין אם נייר ובין אם אלקטרוני, כדי לנצל את זמנכם בצורה חכמה, עליכם לראות זאת. לוח שנה עם תצוגה של חודש שלם הוא הטוב ביותר. אתה יכול גם לקיים יומן פגישות יומי המחולק לחסימות זמן של 30 דקות.

1. הזן את כל הפגישות הידועות שלך, פגישות, מועדים, הגשות ומידע רלוונטי אחר בלוח השנה החודשי שלך. שמור על זה גלוי ונגיש.
2. השתמש בלוח השנה היומי שלך כדי לרשום פרטים ספציפיים כמו זמני פגישות ופגישות מדויקים. נוהג טוב הוא לרשום את מספר הטלפון של האדם שאתה פוגש. זה לעיונך היומי.
3. בעת קביעת פגישות, הקדש זמן מתאים להכנת המסמך, זמן נסיעה וקצת זמן להרכיב את עצמך.
4. אל תארוז יתר על המידה את לוח הזמנים היומי שלך. הפץ פגישות באופן שווה לאורך שבוע העבודה שלך.
5. שקול לתת לעצמך הפסקה בכל יום עבודה - לרגיעה, מדיטציה, פעילות גופנית או אפילו שנת צהריים קצרה כדי לשמור על האיזון ולעבוד בצורה יעילה יותר. גורם זה גם לוח השנה היומי שלך.
6. תן לעצמך אזהרה מראש. אם רשמת כי דוח אמור להיות מוגדר ביום מסוים, אמור להיות לך רשומה קודמת שתאמר לך מתי עליך לכתוב דוח זה.

מידע ליצירת קשר עסקי

עבור מי שמתמצא יותר בטכנולוגיה, מנהלי מידע אישי הם גרסאות חסרות נייר המספקות אפשרויות טובות עוד יותר מאשר לוחות שנה של עטים ונייר. ניתן לגשת למאגר המידע של אנשי הקשר האישיים והעסקיים שלך ממקום אחד וניתן לסנכרן אותו כך שתצטרך להזין נתונים רק פעם אחת והוא עושה את העבודה של סידור מחדש של לוח הזמנים שלך ושינוי הנתונים עבורך. למכשירים אלה יש אפילו תזכורות לפגישות, או צליל או הודעה מוקפצת. ויש מודל שיתאים להעדפה האישית ולתקציב שלך. דוגמאות לכך הן Entourage, GroupWise, LotusNotes, Outlook, Palm, ו- Daylight. אתה יכול אפילו להשתמש באחד מאפליקציות GoogleApp החינמיות - יומן Google - לשימוש פנים-חברתי.

בכל אפשרות שתבחר, גרסת הנייר או הגרסה ללא נייר, ביצוע השלבים הפשוטים הבאים יסייעו לך להתארגן ולשמור על התורים היומיומיים שלך, להיזכר בפגישות שלך והגשות שלך ויספק לך מבט כללי וספציפי על לוח הזמנים שלך - ביום, בשבוע או בחודש.