כיצד להכין תוויות תיקיות?

חשוב לארגן את התיקים שלך, בין אם במשרד, בעסק שלך או בבית. הצב תוויות על התיקיות, מגירות הקבצים ותיבות הקבצים כדי למזער את הזמן שבזמן חיפוש קבצים ישנים. ישנן מספר דרכים לשים תוויות בתיקיות הקבצים שלך. הדרך הקלה ביותר היא לקחת סמן קבוע ולכתוב את שם הקובץ בכרטיסיית התיקיות. אמנם זה מקובל על קבצי הבית שלך, אך יתכן שזה לא מתאים למקום העבודה שלך. יש צורך בדרך רשמית ומסודרת יותר של תיוג תיקיות קבצים במסגרת ארגונית ועסקית.

בייצור תוויות תיקיות לקבצי המשרד שלך, תזדקק למחשב, מעבד תמלילים, מדפסת, נייר דבק תואם למדפסת, מספריים, לשוניות תיקיות פלסטיק (אופציונלי) ודבק או סקוטש. עבור משרדים עם הרבה קבצים, תוכלו לצבוע את קוד הקבצים שלכם לצורך הגשה מסודרת ושיטתית יותר, לכן השתמשו בנייר צבעוני במקרה זה.

כרטיסיית תיקיות פלסטיק

ראשית, החלט אם תשתמש בכרטיסיות תיקיות פלסטיק. אם כן, אין לך צורך בדבק או בסקוטש, מכיוון שלכרטיסיות התיקיות הללו יש דבק משלהן. לאחר מכן מדוד את רוחב הנייר שיכול להשתלב בלשונית תיקיית הפלסטיק. הגופן בו תשתמש בהקלדה והדפסת התוויות יהיה תלוי בגודל כרטיסיית תיקיות הפלסטיק. פתח את מעבד התמלילים של המחשב והוסף טבלה לשדה הטקסט, עם שתי עמודות ומספר שורות. הקלד את תוויות הקבצים בעזרת הגופן המתאים והדפס את התוויות. גזור את ההדפס במספריים, בהתאם לשורות הטבלה. תלוי באורך של כל תווית חתוך את לשונית תיקיית הפלסטיק באותו אורך. הכנס את תווית הנייר ללשונית תיקיית הפלסטיק הסר את רצועת הדבק והניח את התווית על התיקיה.

אם אינך מתכוון להשתמש בכרטיסיות תיקיות מפלסטיק, השתמש בסקוטש כדי לכסות כל תווית גזורה, ואז צרף את התווית על התיקיה. השתמש ברצועה אחרת של סרט סקוטש כדי לאבטח את התווית בתיקיה. אם התווית ממוקמת בקצה התיקיה, כסה את התווית החתוכה בסקוטש בחלק הקדמי והאחורי כדי להפוך את התווית לחסונה כמו תווית תיקיית הפלסטיק.

צבעי גופן משתנים

היו יצירתיים יותר בייצור תוויות תיקיות באמצעות גופנים שונים. אם יש לך מדפסת צבעונית, מלבד אספקת נייר בצבעים שונים, אתה יכול גם להשתמש בצבעי גופן משתנים להדפסות שלך. אתה יכול גם להשתמש בלוחות כרטיסים עבור התוויות שלך במקום נייר דבק. אתה יכול גם להשתמש במשטח מדבקה כדי להדפיס את התוויות שלך, כך שאתה לא צריך להשתמש בסקוטש כדי לצרף את התוויות בתיקיות.

אתה יכול גם להשתמש בגופנים כלליים ותוויות תיקיות, ולעשות במקום שימוש בתיקיות צבעוניות. זה יקל עליך לארגן את הקבצים שלך. תייגו גם כל מגירה ומערכת תיוק ורשמו את הקבצים שכל אחד מהם מכיל.