אם אתם מארגנים קונצרט, יהיה עליכם להזמין תחילה את המופיעים לפני שאתם מחפשים מקום.
תיאום אירוע הוא לרוב התחייבות ענקית. יהיה עליכם לקבל את מגע הקסם לגרום לאנשים לעבוד יחד בסינכרון ובסינרגיה זה עם זה. בין אם אתם מקימים חתונה, מסיבה קטנה או קונצרט גדול, הכל מסתכם ביכולת שלכם לתזמן אנשים, נותני שירותים וספקים בזמן המהיר ביותר, ובעלות הזולה ביותר.
להלן מספר דברים שאתה צריך לדאוג להם כשאתה מתאם אירוע.
זמן ותאריך. הדבר הראשון שצריך לדעת יהיה מה ומתי. איזה סוג של אירוע תתאם? האם זו מסיבה? האם זה כנס? מצא זמן ותאריך בו האנשים המעורבים כולם חופשיים וזמינים.
דמי כישרון
אנשים. דע מראש את האנשים החשובים באירוע שלך. מי יוזמן? איך הם יגיעו לשם? אם אתם מארגנים קונצרט, יהיה עליכם להזמין תחילה את המופיעים לפני שאתם מחפשים מקום. אם אתה מזמין כנס, דוברים מרכזיים וחברי פאנל יצטרכו להיות זמינים באותה שעה ותאריך זה. אנשי מקצוע בדרך כלל יגבו עמלת כישרון או דמי הופעה, לכן קחו זאת בחשבון בעת תכנון האירוע שלכם.
מקום מפגש. אז תצטרך למצוא מקום לקיים את האירוע. וודא כי הוא זמין לשימושך בתאריך ובשעה שאתה זקוק לו. תלוי במקום, בדרך כלל תצטרכו להזמין זאת כמה שבועות מראש (חלקם אפילו דורשים הזמנה חודשים מראש, בגלל הפופולריות). בעת הזמנת מקום, ייתכן שתתבקש לשלם דמי הזמנה, אשר בדרך כלל ניתנים לניכוי או לצריכה ממחיר המקום.
צוות במה
הדבר החשוב לזכור בתיאום אירוע הוא שזה צריך להיות מאמץ צוותי.
ספקים וספקים. לא משנה באיזה אירוע אתה מתאם, תצטרך לרכוש את שירותיהם של ספקים וספקים שונים. חתונות וכנסים דורשים בדרך כלל קייטרינג לקבלת הפנים או לארוחות. לעתים קרובות, זהו גם שירות המסופק על ידי המקום, במיוחד מלונות. סוגים אחרים של אירועים יזדקקו גם לספקי שירות שונים אחרים. למשל, קונצרט ידרוש צוות במה ואפילו מבצעי גיבוי. מסיבה תדרוש בידור, כמו קוסם או מוזיקאי.
לוגיסטיקה. במהלך האירוע עצמו, תצטרכו לדאוג ללוגיסטיקה. זה כולל אבטחה, כניסה ואירוח וכדומה. עבור כנסים, זה כולל את אזור הקבלה, שבו אנשים נכנסים, מקבלים את ערכת הכנס שלהם וחומרים אחרים. לקונצרטים, צוות הלוגיסטיקה צריך להיות מסוגל לבדוק כרטיסים ולתת לכולם להיכנס בצורה מסודרת.
תקציב. חלק גדול של תיאום אירוע כרוך בתקציב. אם האירוע שלך נועד לגייס רווחים או לגייס כספים, כגון קונצרט או כנס, אתה יכול לבקש מנותני החסות לחייב את האירוע שלך בתמורה לכך שהחומרים השיווקיים שלהם יוצגו באופן בולט. אם מדובר במסיבה או בחתונה, מלכתחילה על המארחים להיות בעלי תקציב לארוחות, למקום, לבילויים ולהיבטים אחרים של האירוע. בהינתן משאבים מוגבלים, יהיה עליכם להשתמש בהם בחוכמה.
הדבר החשוב לזכור בתיאום אירוע הוא שזה צריך להיות מאמץ צוותי. אל תנסה לעשות הכל בעצמך. האצלת משימות קטנות לאנשים בעלי יכולת. במקום לנהל את המיקרו, הסתכל על התמונה הגדולה יותר. זכור לעקוב אחר התקדמות המשימות ואבני הדרך השונות, כדי לוודא שהכל מתוזמן.
