אם מסמך Word וגליון העבודה של Excel קשורים באופן משמעותי, שיטה זו יכולה לחסוך לך זמן הלוך ושוב בין שני היישומים והתאמת השינויים בין הנתונים המיובאים / שהועתקו לגליון העבודה המקורי.
Word ו- Excel הם שניים מהיישומים הנפוצים ביותר ב- Microsoft Office Suite. הראשון הוא מעבד תמלילים מתקדם שיכול לעזור לך להלחין כמעט כל סוג של מסמך והשני הוא יישום גיליון אלקטרוני שמקל על הטיפול בכל נתונים כמותיים. לעיתים ייתכן שתצטרך לייבא נתונים מ- Excel ל- Word. ישנן שלוש דרכים לעשות זאת ולכל אחת מהן יש השפעה ספציפית על נתוני Excel שייבאת.
השאר את הנתונים כמו שהם. השיטה הפשוטה ביותר להכניס נתוני Excel למסמך Word היא באמצעות העתקה והדבקה. יש לפתוח את תוכניות Excel ו- Word עם טעינת גליון העבודה והמסמך הרלוונטיים. עבור לגליון העבודה של Excel והשתמש בעכבר כדי לגרור את הסמן על פני השורות והעמודות הספציפיים שברצונך להכניס למסמך Word שלך. כדי להעתיק נתונים אלה, ניתן ללחוץ לחיצה ימנית ולבחור 'העתק' מתפריט הלחיצה הימנית או פשוט ללחוץ על Ctrl + C. עבור Word ו- בעמדה הסמן בדיוק היכן אתה רוצה להכניס את הנתונים האלו. כדי להדביק את הנתונים שהועתקו, תוכלו ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולבחור 'הדבק' מתפריט העכבר הימני או להקיש על Crtl + V. הנתונים שהועתקו יופיע כעת כטבלה בסיסית. שיטה זו מניחה כי אינך צריך לבצע שינויים כלשהם בנתונים ועריכה או עיצוב הטבלה מתבצעת באמצעות פונקציית הטבלה ב- Word.
שמור על פונקציות נוסחאות Excel להתאמות. ל- Excel יש פונקציות נוסחאות המבצעות פעולות מתמטיות על הנתונים בגיליון האלקטרוני. ניתן לבצע פעולות אלה בעת ייבוא הנתונים למסמך Word. זה נעשה באמצעות הפונקציה Paste Special ב- Word. שוב יש לפתוח גם את גליון העבודה הרלוונטי של Excel וגם את מסמך העבודה. בדיוק כמו בשיטה הראשונה, הדגש את השורות והעמודות הדרושים והעתק אותם. עבור אל Word, מקם את הסמן במקום שבו ברצונך להכניס את הנתונים ואז לחץ על 'ערוך' בסרגל הכלים הסטנדרטי. בתפריט הנפתח שיופיע, בחר 'הדבק מיוחד'. חלון ההדבקה המיוחד יופיע ועליו יופיעו כמה אפשרויות של פורמט שניתן להדביק את הנתונים המועתקים. בחר ' אובייקט גליון עבודה של Microsoft Excel ' ואז לחץ על אישור. הנתונים המועתקים יופיעו על פני השטח כטבלה בסיסית, אך כאשר תלחץ עליו פעמיים, תראה כי עדיין מדובר בגליון עבודה של Excel. לפיכך כל פונקציות הנוסחה שהקמת עדיין יפעלו. אם הנתונים בשורה האחרונה הם סכומי המספרים בשורות הקודמות, שינוי כל פיסת נתונים בשורות הקודמות ישנה באופן אוטומטי את הפלט שמוצג בשורה האחרונה. עם זאת, שינויים אלה לא ישפיעו על גליון העבודה המקורי של Excel.
כל שינוי שתבצע במקור יבוא לידי ביטוי בנתונים המועתקים ב- Word.
התאם הן את הנתונים המיובאים והן את הגיליון האלקטרוני המקורי. אם מסמך Word וגליון העבודה של Excel קשורים באופן משמעותי, שיטה זו יכולה לחסוך לך זמן הלוך ושוב בין שני היישומים והתאמת השינויים בין הנתונים המיובאים / שהועתקו לגליון העבודה המקורי. בדיוק כמו בשתי השיטות הראשונות תצטרכו להעתיק את הנתונים הרלוונטיים מ- Excel. ב- Word תצטרך גם למתוח את תפריט העריכה, אך הפעם תבחר באפשרות 'הדבק כהיפר-קישור'. הנתונים המועתקים עדיין יופיעו כטבלה אך כעת כל פיסת נתונים תהיה היפר-קישור. לחיצה עליו תוביל אותך חזרה לגליון העבודה המקורי של Excel. כל שינוי שתבצע במקור יבוא לידי ביטוי בנתונים המועתקים ב- Word.
אחד הדברים שמצדיקים את מיקרוסופט אופיס ככלי פרודוקטיבי שלם הוא העובדה שהיישומים הנפרדים שלה יכולים לעבוד במקביל. משתמש שיכול להכיר את הפונקציות השונות המאפשרות קישור זה יכול להקל על עבודתו ולחסוך זמן רב.
