כיצד להשיג את חבילות התוכנה הטובות ביותר לניהול חוזים?
Sabryna McKenzie PhD
• 3 דקות קריאה
הלב והנשמה של כל תוכנה לניהול חוזים, תכונה זו מאפשרת את כל ההיבטים של ניהול חוזים.
תוכנת ניהול חוזים היא כלי שימושי לפשט את העבודה הנדרשת לייצור וניהול חוזים. תוכניות אלה ממזערות את משך הזמן הדרוש לניהול משא ומתן, ובהמשך לקביעת הסכמים בין הצדדים. החלק הטוב ביותר הוא שהתוכנה מנהלת כל חוזה לאורך כל התקופות האפקטיביות שלהם.
תוכנת ניהול חוזים איכותית
תוכנת החוזה הטובה ביותר מקלה על משא ומתן על תשלומים שנקבע בהסכם.
כל עסק צריך לשקול בחום רכישת תוכנת ניהול חוזים איכותית. לפני שאתה בוחר תוכנית, עם זאת, עליך לזכור כי התוכנה הטובה ביותר לניהול חוזים צריכה לכלול לפחות את שבע התכונות הבאות:
הנהלה. הלב והנשמה של כל תוכנה לניהול חוזים, תכונה זו מאפשרת את כל ההיבטים של ניהול חוזים. הוא מבצע אוטומציה של מעקב אחר תהליכי חוזה ומדווח עליהם.
יצירה. תוכנה טובה מאפשרת לך לנסח חוזים מראשיתם ועד לסיומם. יש לבצע אוטומציה של התהליך להסכמים משפטיים ומחייבים, כאשר כל שינוי בהסכם יצורף כתיקונים. יתרון חשוב מאוד בכך הוא בכך שהוא מקטין את הסיכון לבעיות משפטיות כלשהן כתוצאה מניסוח פגום של חוזים. כל הניסוחים והתבניות המתאימים מסופקים על ידי התוכנה ובכך מבטלים את הסיכוי לטעויות.
אחסון. כפי שאתה יכול לשער, תכונה זו של התוכנה אמורה לאפשר לך לאסוף ולאחסן את כל החוזים שלך במערכת שלך. אם כי בדרך כלל פונקציה בסיסית, זה בכל זאת חיוני בשמירת הרשומות שלך. מערכת אחסון גם מאפשרת לך לספק עותקים אלקטרוניים של החוזה, לנוחיות הלקוחות שלך. זה יגן מפני כל תאונות אפשריות שעלולות לקרות לעותקים פיזיים של החוזה.
שירותי תשלום. תוכנת החוזה הטובה ביותר מקלה על משא ומתן על תשלומים שנקבע בהסכם. היא גם תעקוב אחר כל התשלומים שבוצעו בהתאם לכל אורך חיי החוזה. זו תכונה שלא יסולא בפז מכיוון שהיא מספקת תחושה של שיתוף פעולה בין הצדדים, ומעניקה להם מקום אחד לדבר על הכספים הכרוכים בעסקה שלהם. התוכנה שלך תשמור תיעוד של כל סכומי הפיצויים והשיטות בהן שולמו.
משא ומתן. ניתן לבצע את כל תהליכי המשא ומתן גם באמצעות התוכנה. כל דבר, החל מאימות וכלה בהערכה וביסוס מונחים, יתועד בצורה ברורה ובפורמט המתאים על ידי התוכנה.
הסבה. זה כרוך באישור החוזה על סמך אבני דרך מסוימות שהושגו לאורך כל מהלכו. כל שינוי שנעשה בהסכם ימצא גם אישור. מכיוון שרוב החוזים מקוונים, גם אתה וגם הלקוח שלך יוכלו להעריך את היעדים שנקבעו בחוזה ולתת את האגודלים. התוכנה תגן גם מפני שינויים שנעשו ללא אישור מראש של שני הצדדים, ותבטיח חוזה נקי ומנוהל בצורה מקצועית יותר.
בדיקה. התוכנה תטפל גם בניתוח החוזה. הוא יספק דיווחים על הסכמים, ניתוחים פיננסיים ועד כמה מיושם החוזה על בסיס ההסכמים שנקבעו. כל עסק שמנוהל היטב ימצא שתכונה זו חשובה ביותר בכל עסקיה.
עכשיו שאתה יודע מה לחפש בתוכנות לניהול חוזים, שאל על התוכניות המובילות בשוק כיום. Ariba Contracts, Verticalnet Contract Manager ו- Elance Enterprise הם בין ספקי התוכנה המובילים בענף של ימינו. קח קצת זמן ללמוד כל אחד, ובחר את זה שלדעתך יתאים ביותר לצרכי החברה שלך.
