כיצד ללמוד מיומנויות עבודה הנדרשות למשרה מזכירות?

כדי להתקדם בכל קריירה, חייבים להיות בעלי הכישורים הנדרשים וחיוניים לביצוע עבודה מסוימת. הסיכוי שלך לקבל עבודה תלוי בעיקר במה שאתה יודע וכמה טוב אתה יכול לבצע את המשימות הנדרשות. לצורך עבודת מזכירות, על המועמד האידיאלי להיות בעל כישורים בינאישיים טובים, ועליו להיות טוב עם הארגון. עליה להיות מוכשרת למחשבים, להיות מסוגלת לנהל משימות ולבצע אותן ביעילות וביעילות. והכי חשוב, מזכיר - או לפעמים נקרא עוזר מנהלי - חייב להיות מסוגל להיות טוב עם לוחות הזמנים ועמידה בזמנים.

אנשים השואפים להתחיל קריירה כמזכירה עשויים להיות בעלי חלק מהמיומנויות הללו והם צריכים ללמוד את השאר. להלן מספר טיפים.

• השג תעודת בגרות ואז לך לקורסי הכשרה. לרוב ישנם קורסים מקצועיים של שנתיים שנועדו לחדד את כישוריהם בעבודה משרדית.
• הצטרף לשיעורים להכשרת מחשבים, מכיוון שהוא המאפיין החשוב ביותר בעבודת מזכירות כיום. עליכם להיות מומחים בניהול קבצים, מסמכים, הודעות דואר אלקטרוני ועבודות מסמכים אחרות.
• עליכם ללמוד להקליד במהירות ללא טעויות ולכן שיעורי לימוד לא יספיקו לבד. יהיה עליך לעבוד על כישורי ההקלדה שלך גם בבית, כדי לשפר את המהירות והדיוק שלך.
• תוכלו ללמוד שיעורים מקוונים שיעזרו לכם לשפר את הדקדוק, האיות והפיסוק. עבודת מזכירות כוללת לעיתים הגהה ובדיקה כפולה של מסמכים לטעויות.
• עליכם ללמוד לעבוד גם באופן עצמאי ולהיות מסודרים. אתה יכול לעשות זאת על ידי ביצוע עבודתך בזמן או לפני כן. מזכיר אמור להיות מסוגל לנהל את זמנו ביעילות. לעיתים קרובות, תהיה גם אחראי על תזמון לוח הזמנים של הבוס, וודא כי אין קונפליקטים.
• ברגע שאתה מתקבל לעבודה, זה לא אומר שהלמידה שלך הסתיימה. כדאי להמשיך ללמוד. תוכלו להשתתף בהדרכות וסמינרים רלוונטיים. למידה מניסיון של עמיתים אחרים היא גם רעיון טוב. אתה יכול לנצל מישהו מנוסה יותר, וללמוד מהם הדינמיקה של מקום העבודה.
• כדאי ללמוד גם להקשיב לאחרים בסבלנות ולהיות בטוחים. מזכיר בדרך כלל צריך לקבל הוראות מממונים, אז נסה להבין אותם בבת אחת.
• עליכם ללמוד גם להתלבש היטב, הן עבור הממונים עליכם והן עבור לקוחות או אורחים העשויים לבקר במשרדכם.

יחיד לומד עמדות בסיסיות

אם אתה בוגר לאחרונה, עליך להיזהר וללמוד כל מה שבא בדרכך. בגיל זה אתה רוצה להרוויח יותר ויותר והמפתח להרוויח יותר הוא ללמוד מיומנויות יקרות ערך שיעזרו לך בטווח הארוך. למשל, עבודת מזכירות עשויה להוות אבן דרך לקריירה גדולה יותר. התלמידים יכולים ללמוד מיומנויות במהלך חופשת הקיץ שלהם או כמתמחים. זה השלב בו הפרט לומד עמדות בסיסיות שיקדמו את מקומם במקום העבודה, כגון דייקנות ואחריות.

כאשר בוחנים את בחירות הקריירה שלו, להיות מזכיר הוא הכי פחות מועדף מכיוון שלרוב מדובר בתפקיד ברמת כניסה. עם זאת, זו יכולה להיות אבן דרך לעמדת שכר גבוהה יותר, במיוחד אם היא פותחת בפניכם תוכניות הכשרה וקשרים עסקיים. לימוד מיומנויות אלו יעזור לכם לשפר את הערך שלכם בשוק העבודה, וברגע שישפרו מיומנויות תוכלו לדרוש שכר גבוה יותר. מזכירה ממלאת תפקיד חשוב ביותר בשמירה על ארגון, אז התכונן לאחת התפקידים המאתגרים ביותר כיום.