כשאתה כותב מכתב כוונות, וודא שאתה מציין בבירור את יעדיך.
כתיבת מכתב כוונות נובעת מהצורך להציג הצעה בפני קבוצה או אדם אחר. מכתבי כוונות נכתבים בדרך כלל למטרות הנוגעות לעסקים, הצעות חינוכיות, מענקים וסוגים אחרים של הסכמים. מכתבי כוונות מכונים בדרך כלל גם תזכיר או כתב עניין. בפשטות, מכתב כוונות נכתב כדי להביע את כוונתך להמשיך בפרויקט או הצעה מסוימת. יש לכתוב היטב מכתב כוונות כך שהצדדים המעורבים יתעניינו בו. אם אתה מתכנן לכתוב מכתב כוונות, פשוט בצע את השלבים הבאים.
השתמש בפריסה רשמית. התחל את מכתב הכוונות שלך בכותרת נושא רשמי. השתמש באחת מהתבניות המסופקות במספר תוכניות לעיבוד תמלילים. הוסף את התאריך והניח אותו בפינה השמאלית העליונה של המכתב שלך.
הקלד את הכתובת. שלושה רווחים מתחת לתאריך, עליך להקליד את כתובת הנמען, באותה דרך שהזנת אותה על מעטפה. הקפד ליישר את כל הקווים שמאלה למראה מסודר. שני רווחים מתחת לכתובת, הקלד "Re: Letter of Intent" בחלל. זה מציין את מטרת המכתב ונושאו. זה מועיל למי שסורק הרבה אותיות ביום. אם אתה מכניס את הנושא מיד אחרי שם הנמען, זה מאפשר לקורא לדעת מיד על מה המכתב, והוא יכול לתעדף אותו בהתאם.
כתוב את גוף המכתב. לאחר הצדעה מכובדת, כעת תוכל להתחיל לכתוב את גוף המכתב בפועל. המטרה שלך כאן היא להיות ברורה ותמציתית ככל האפשר. כמובן שעליך להציג את עצמך תחילה ולציין סיכום של כוונותיך או ענייןך. אתה אמור להיות מסוגל להשיג זאת בשורות הראשונות של המכתב. לאחר שביצעת את ההקדמות הנדרשות, תוכל לדבר על ההצעה בפירוט, תוך ציון ההנחיות שלך ושיקולים שונים בהצעה או בפרויקט. אם יש הוראות ספציפיות שאתה מעוניין להעניק מבחינת התשובה למכתב, תוכל גם לכתוב אותה כאן.
אם אתה מתכנן לכתוב מכתב כוונות, פשוט בצע את השלבים הבאים.
לסיים בכבוד. לאחר שציינת את כל הפרטים שברצונך למסור, עליך לסיים את מכתבך בפתק מכובד. ציינו את תודתכם על זמנו של הנמען, וסיימו ב"כבוד "ובשם מלא. עליך לכלול גם את פרטי ההתקשרות שלך אחרי שמך, כדי שיוכלו להגיע אליך בקלות למקרה שהם יצטרכו להבהיר כמה נקודות במכתב שלך.
הדפיסו את המכתב. אתה צריך שיהיה לך נייר מכתבים שמייצג את החברה או הקבוצה שאתה שולח את המכתב מטעמה. קח דף נייר משוקלל, הדפס את מכתבך וחתום מעל שמך. ודא שאתה להגיה את מכתבך לפני שהוא ישלח אותו לאנשי הקשר שלך. ודא שכל השמות מאויתים כהלכה.
כשאתה כותב מכתב כוונות, וודא שאתה מציין בבירור את יעדיך. אל תנסו לכתוב מילים ותארים פרחיים, מתוך מחשבה שזה ירשים את המקבל. כל שעליך לעשות הוא לציין את כוונותיך באופן ענייני, כך שהכל ייכתב בבירור לקהל שלך.
