עסקים רבים מוצאים כי השימוש בספר קבלות הוא הדרך הטובה ביותר לעקוב אחר רכישות. אמנם זה לא יכול להיות מהיר כמו שימוש בקופה, אך שימוש בספר קבלות ממזער שגיאות ושומר עותק קשיח של כל העסקאות הקודמות.
עסקים המשתמשים בספרי רכישה הם כאלה שאין להם קופות רושמות אלקטרוניות, מקבלים רק מזומן כתשלום, או פשוט נהנים מהקלות לעבד ידנית את הזמנות הלקוחות שלהם. תהיה הסיבה אשר תהיה, השימוש בספר קבלות הוא די קל.
פנקס קבלות
בבחירת פנקס חשבוניות, יהיה עליכם לוודא שיש שני עותקים לכל עסקה; אחד עבור הלקוח ואחד בשבילך. ניתן להשאיר את העותקים שלך בפנקס הקבלות עד שהגיע הזמן להוסיף לך את המכירות.
הקפד תמיד לכתוב היטב עם עט שחור או כחול כהה, כך שהכתיבה תופיע בשני העותקים. אתה רוצה להבטיח שתוכל לקרוא את מה שנרכש ובכמה, במהלך תקופות החשבונאות שלך.
קבלת הזמנה
כדי להשתמש בקבלת ההזמנה שלך, התחל ממילוי תאריך העסקה. אם אתה שולח פריט, השתמש במקום זאת בתאריך המשלוח. עליכם להיות בטוחים לכלול את שם העובד שטיפל בעסקה. זה מאפשר לך את ההזדמנות לשוחח עם העובד בכל שאלה או דאגה לגבי העסקה.
לאחר מכן תרצה להקליט אילו פריטים נמכרים. אם אתה מכיר את המוצרים שלך דרך קדימה, אתה יכול להשתמש בקיצורים עבור פריטים שונים. עם זאת, להיות ברורים ככל האפשר לגבי הפריטים הנמכרים הוא הטוב ביותר, כך שכל אחד מהעובדים יוכל להסתכל אחורה בדוגמת הקבלה ולדעת מה נמכר.
יתרה מכך, הקפידו לרשום את כל מספרי המוצרים הדרושים או מידע על המודל שניתן להפנות אליו במהלך המלאי. כתוב בבירור ודלג על שורה בין פריטים במידת הצורך.
פנקסי הקבלה כוללים גם מקום לכמות ולמחיר של כל פריט, לכן הקפידו למלא את המידע בהתאם. תוכלו להכפיל בקלות את כמות הפריטים הנמכרים במחיר כל פריט. לאחר מכן כתוב את הסכום הכולל של כל פריט בעמודה האחרונה. כאשר כל המוצרים נרשמו בהצלחה, תוכלו להוסיף את הסכומים כדי לאסוף את סכום המשנה. סכום המשנה יופיע בתחתית קבלת החשבונית.
כעת תצטרך לחשב את המס המגיע, המשתנה לפי אזור. הנוסחה הטובה ביותר לשימוש בחישוב מס היא על ידי לקיחת "מס מכירה 1 + בעשרונים x סכום ביניים." לאחר מכן הוסף את המס לסכום המשנה כדי לקבל את הסכום הכולל, אותו ניתן לכתוב בתחת קבלת ההזמנה.
