תזכיר הוא מסמך כתוב שיכול להקליט מידע או לתעד את תנאי העסקה. אנשי צוות רשאים להשתמש בתזכירים או בתזכירים רק כדי לתקשר עם אחר או תוך כדי הצגה. אנשים טכניים משתמשים בתזכירים בכדי להגיש בקשות, הודעות או לפעמים להעביר דוחות.
בעת תקשורת כל דבר, יש לנקוט בזהירות בנוגע לפורמט שישמש. תבניות המזכר עשויות להשתנות בהתאם לסוג המסמכים שיירשמו. עם זאת, בכל צורה של פורמט מזכר, כדאי שיהיה מבוא, המהות או הנושא העיקרי של התזכיר ומסקנה. הצורה הפשוטה ביותר של פורמט מזכר תכלול את שלושת האלמנטים הללו. כל שאר צורות פורמט המזכר מכילות וריאציות או הרחבות לכך.
מבוא
המבוא למתכונת מזכר יכול להיות משפט אחד או פסקה מלאה או מספר פסקאות. זה צריך להכיל לפחות מילים אפשריות את מה שאתה מנסה להעביר. אם ההקדמה ארוכה מדי או מילולית, אתה עלול לאבד את תשומת ליבו של הקורא או של האדם אליו מתייחס פורמט התזכיר.
חומר
המהות של מתכונת המזכר צריכה לפרט את ההקדמה ולספק את הניכוי ההגיוני, דברים לעשות, הסיבה לתזכיר ו / או מרכיבים אחרים המהווים את נושא החוזה שלך. החומר צריך להיות מדויק, תמציתי ולהקרין בדיוק את מה שאתה רוצה ולא יותר, לא פחות.
המהות של מתכונת המזכר תכלול גם את דעתך, הערותיך, המלצותיך או ביקורתך לפי העניין.
סיכום
המסקנה למתכונת המזכר צריכה לסכם במילים הכי פחות אפשריות את מה שהתכוונתם להעביר ולהבטיח שהסיכום ישאיר השפעה מתמשכת על הקורא או על מקבל התזכיר.
פורמטים של תזכורת מוכנה v / s פורמטים של תזכיר מותאם אישית
כל תוכנת עיבוד תמלילים אלה ימים מספקים תבניות עבור פורמטים בתזכיר. עם זאת, פורמטים אלה של תזכירים משתנים בהתאם לנושא והם לבושים מאוד כדי שייראה אטרקטיבי. אבל כאשר אתה מתמודד עם פורמטים בתזכיר כי לדרוש במונחים ספציפיים ותנאים, את המראה של פורמט מהזכר תישא רלוונטי מעט או ללא. למשל, פורמטים של מזכר המתעדים את תנאי העסקה.
כל אחד יכול לכתוב תזכיר ולהכין פורמט תזכיר. אך מה שמבדיל בין פורמט תזכירים טוב לרע הוא העקביות שעוקבים אחריה בעת כתיבת פורמט תזכיר, שפה, פריסה, תחביר, פיסוק, פשטות ומובנות של שפה, דקדוק וכמובן פורמט המזכר.
