הכלים כדי להמיר למערכת מספרית, תזדקק למספר רב של תיקיות קבצים תלויות.
בטל את זמן החיפוש שלך
רוב האנשים מבלים בערך 150 שעות בשנה בחיפוש אחר דברים. למה?
סיווג, הגשה ואחזור מידע איננו התחייבות לא קטנה, כפי שמודגם בתרחיש הבא. אתה נתקל בהסכם חכירה לרכב ועמיד בפניך שורה של שאלות. האם קיים תיק קיים להשכרת רכב? אם כן, איפה זה? אם לא, צריך לתייג קובץ חדש "רכב" או "רכב" או "חכירה" או האות הראשונה של יצרן המכונית...? האם צריך להציב את כל המסמכים לרכב זה בתיק אחד או שמא צריכים להיות קבצים נפרדים לחכירה, ביטוח, שירות וכו '? מה אם אחרים צריכים לאחזר את הקובץ? איך הם יחפשו את זה?
כאשר התלבטתם בכל אחת מהשאלות הללו, אתם לא רק מותשים אלא מבולבלים לחלוטין ולא בטוחים מה לעשות הלאה. אתה לא רוצה לקחת את הזמן להכין תווית (או שהעוזר שלך יעשה את זה), בידיעה שיש הרבה יותר משימות חשובות בהישג יד, אבל אתה יודע שזה חייב להיעשות. אז אתה עושה את זה, אם כי באופן מנומס. עם קובץ שכותרתו ביד, אתה ניגש לארון התיקים ומגלה שאין מספיק מקום אליו מבלי להזיז את כל תכולת המגירה. לאחר שעשית את זה, סוף סוף אתה שם את זה במקומו. כשאתה סוגר את ההגרלה, אתה שואל את עצמך עוד כמה שאלות: "כשאני זקוק לחכירה זו בעוד שבוע או חודש או שנה, אסתכל תחת" l "או" c "או" v "או....? איך בן הזוג שלי יחפש את זה? "נמאס לכם מהתהליך, אתם עוברים בשמחה למשימה הבאה, תהיה אשר תהיה, כל עוד היא אינה מגישה.
עכשיו דמיין פרדיגמה שונה לחלוטין וללא מאמץ. אתה מרים את אותם מסמכים ומקליד "רכב" ו"השכרה "בחלון על מסך המחשב שלך. אם שם קובץ אחר מכיל את המילים האלה, התוכנית תודיע לך. מכיוון ששום דבר לא מופיע, אתה יודע שאין במערכת שלך קובץ חכירה לרכב. לאחר מכן אתה שם לקובץ. נניח שאתה קורא לזה "חכירת רכב". לאחר מכן עוברים לחלק של מילות מפתח ומקלידים כל מילה שאתה או אחרים עשויים לשייך לקובץ זה כגון "רכב", "רכב", "חכירה", "פולקסווגן". אתה מסיים את ההקלדה תוך שניות ושומט את המסמכים לתיק 28 תלוי; המספר שמופיע על המסך.
כעבור חודשיים אתה זקוק להשכרת רכב ולכן אתה מבצע חיפוש אחר "רכב" או "פולקסווגן" או "רכב" או "ליסינג" או כל צירוף של מילים אלה. באופן מיידי, המחשב שלך אומר לך שהוא נמצא בקובץ מספר 28. שניות אחר כך, הקובץ נמצא בידיים שלך. אפילו יותר טוב, אתה מחוץ למשרד ועליך לבדוק הוראה בחוזה השכירות. העוזר שלך מבצע את אותו החיפוש, מאתר את הקובץ מיד ונותן לך את המידע הדרוש לך.
עם מערכת תיוק מספרית, כמו זו, אין מקום לפרשנות. 1 עוקב אחרי 2 עוקב אחר 3, נקודה. זה, בשילוב עם העוצמה של פונקציית חיפוש של מילות מפתח, הופך את התיוק למערכת חסינת תקלות שעובדת באותה מידה לכל הוגים ותיקים. זמן שנחסך בתהליך התיוק והחיפוש יכול להיות מוקדש למשימות אחרות. הגשת החמרה בהגשה נעלמה. התפוקה מוגברת.
מכיוון ששום דבר לא מופיע, אתה יודע שאין במערכת שלך קובץ חכירה לרכב.
הכלים
כדי להמיר למערכת מספרית, תזדקק למספר רב של תיקיות קבצים תלויות. כדי להבטיח שתישאר בראש התיוק, תמיד יש יותר קבצים תלויים במגירה שלך ממה שאתה מצפה להזדקק.
נמר של ניירהתוכנה מיועדת הגשה מספרית. עם זאת, עבור מי שלא יכול לבצע את שינוי הפרדיגמה באופן מיידי, ניתן להשתמש באותה מערכת לארגון קבצים לפי אלפבית. האמת, לאחר שחוו את כוח המספרים, ובסופו של דבר להמיר למערכת המספרית.
אפשרות נוספת היא להשתמש ב- Microsoft Excel. למרות שהיא פחות ידידותית למשתמש, היא מהווה אלטרנטיבה ללא עלות לרכישת תוכנת Paper Tiger.
מערכת תיוק סטנדרטית ונוחה לשימוש עשויה להיראות הולכת רגל. רחוק מזה. זהו יסוד היעילות והפרודוקטיביות של עסקים ויחידים. העריך את שלך, ואם אתה מוצא את עצמך לעיתים קרובות נתפס בביצות תיוק ושליפה, כנראה שזה הזמן לשינוי.
