שימוש במכתבי הזמנת מלונות לדוגמא: בצע הזמנות של מלונות
Dr. Stanton Kulas MD
• 4 דקות קריאה
במקרה שאתה צריך לכתוב אחת למלון כדי לבצע הזמנה, הנה מה שאתה צריך לזכור כדי שתוכל לשנות נכון את מכתב ההזמנה המדויק שאתה מחזיק.
קבל טיפים לכתיבת מכתבי הזמנות למלון
לפעמים אין לנו מספיק זמן לשבת ולהלחין מכתב מאפס. זה דבר טוב שיש אותיות לדוגמא להורדה בחינם מהאינטרנט. אנו יכולים להשתמש בדוגמאות כגון תבניות. כבר יש להם את הטופס הנכון ומכילים את ההצהרות הרגילות, עלינו רק לשנות ולמלא את המידע הנכון הספציפי למצבנו. ישנם מכתבים לכל אירוע וצורך. במקרה שאתה צריך לכתוב אחת למלון כדי לבצע הזמנה, הנה מה שאתה צריך לזכור כדי שתוכל לשנות נכון את מכתב ההזמנה המדויק שאתה מחזיק. הזמנת מלונות היא קלה אם אתה יודע מה לעשות כדי לשנות את המכתב. השתמש בטיפים אלה בעת כתיבת מכתבי הזמנות למלונות.
ציין מי אתה ואורך ההזמנה. הציג את עצמך בפסקת הפתיחה. אם אתה מבצע את ההזמנה בשם ארגון, עליך גם למסור את שם הארגון ואולי להצהיר על עמדתך או על יחסך אליו. אם ההזמנה קשורה לאירוע כמו כנס או כינוס, יהיה זה רעיון טוב לתת את שם האירוע ולהסביר בקצרה במה מדובר. לאחר מכן תוכל לסיים את פסקת הפתיחה שלך בתאריכים ובשעות הכלולים.
ציין את מספר האנשים הצפוי. בפסקה הבאה שלך אתה צריך לומר כמה אנשים צריכים להתארח. זה יעזור יותר לצוות המלון להצהיר אם כולם שייכים למקצוע או לתעשייה מסוימת, לקבוצת גיל מסוימת או לקבוצה מעורבת.
ציין את החדר המועדף ואת סידורי העלייה למטוס. לאחר מכן, הודיעו למלון כמה וכמה סוגי חדרים יש להזמין ואילו ארוחות צריך לכלול. יהיה קל יותר אם תשתמש באחת מחבילות ההזמנות של המלון. בכל מקרה אתה עדיין צריך להכיר את הצעות החדר והלוחות של המלון כדי שתוכל לציין מה אתה צריך.
קבל טיפים לכתיבת מכתבי הזמנות למלון.
ציין את השימוש בכל מתקנים אחרים. אם אתה זקוק לשימוש בלעדי בחדרי הישיבות, בבריכת השחייה או בכל מתקן אחר שיש למלון, עליך לציין בקשה זו במכתב כדי שהצוות שלהם יוכל להזמין ולהכין אותה מבעוד מועד. זה הכרחי במיוחד אם אתם מתכננים אירוע. כרזות, סטנדים ובטחונות אחרים יותקנו כראוי, רהיטים יסודרו בהתאם וכל ציוד אחר כגון מסכים ומקרני וידאו או מערכת סאונד כריזה יהיה מוכן לשימוש.
ציין את פרטי הקשר שלך. הסעיף המסכם שלך צריך להכיל את מספר הטלפון הנייד שלך, מספר המשרד או הבית או כתובת הדוא"ל שלך. עדיף שאפשר להכניס את כל ארבעת פרטי הקשר. זה יקל על התיאום בינך לבין המלון. הם יוכלו להגיע אליך ישירות וליידע אותך על סטטוס ההזמנה שלך, עלויותיה ואולי לבקש ממך פרטים נוספים שעשויים להזדקק להם בבקשותיך.
עכשיו אתה יודע מה צריך כשכותבים מכתבי הזמנות למלונות. בהרכבת מכתב זה חשוב לזכור את הפרטים הרלוונטיים של הזמנת המלון שלך ולארגן אותם לפסקאות נפרדות כך שהדרישות שלך יועברו בצורה ברורה. זה יביא אותך ואת צוות המלון לאותו עמוד ולמנוע אי הבנות בעת הזמנת השהות שלך.
