כיצד לכתוב התנצלות?

אולי הדבר היחיד שגרוע יותר מלהבין שאתה טועה הוא להבין שאתה צריך להודות בזה. אבל, ישנן פעמים רבות בחיים בהם מתבקשת התנצלות, לפעמים בצורה כתובה. אם אתה נמצא במצב שאין מנוס ממנו - אתה צריך לכתוב מכתב התנצלות - ואז השלבים האלה יעזרו לך לכתוב אותו בצורה חלקה ויעילה.

לכתיבת מכתב התנצלות:

1. הכירו את הקהל שלכם. חשוב לכתוב מכתב התנצלות המתאים לאדם שאליו אתה מתנצל. בהחלט היית כותב אחרת לחבר שפגעת בו מאשר ללקוח שהעליבת בשגגה או לציבור העריץ העוקב אחר קריירת הקולנוע שלך. בחירת מילים, פרטים, טון ואפילו אורך המכתב יושפעו מהקהל שלכם. דע מה הקהל שלך מצפה מ"סליחה "שלך.
2. תהיה כנה. בעידן שבו סלבריטי חדש מציע התנצלות ידידותית מדיה מסוגננת מדי יום, הדבר האחרון שאתה רוצה למסור לאהובך, לחברך או לעמית מכובד, הוא מכתב שנראה כאילו נכתב רק כדי "להציל פנים "או כך תוכל לחצות משהו מרשימת המטלות שלך. לפני שאתה כותב, חשוב על התחושות הרעות שאולי יצרת בינך לבין המקבל המיועד למכתב שלך, וחשוב כמה אתה באמת רוצה לתקן את הדברים. תן לרגשות הכנים האלה לצאת בשפת מכתבך. אל תדאג להישמע חכם, רהוט, פיוטי, או כמו פובליציסט הוליוודי. אם באמת גרמתם לעלבון או לפגיעה במישהו שחשוב לכם, רוב הסיכויים שהוא הכי רוצה הוא לדעת שאתם ממש מצטערים שגרמתם לקרע במערכת היחסים שלכם.

   להיות כן במכתב ההתנצלות שלך פירושו להיות גלוי לגבי מה שעשית לא בסדר ולכמה המשמעות של הקשר הפגום עבורך. דברי לא רק על כמה אתה מצטער אלא גם על כמה (ולמה) אתה רוצה להציל את הקשר - בין אם זה רומנטי, ידידותי או אפילו שותפות עסקית. ייתכן שיהיה צורך באומץ נוסף כדי להיות פתוחים, אך ככל הנראה הכנות תשמע לא מעט לאדם שאתה מקווה שיקבל את ההתנצלות.

   

3. תהיה ספציפי. כולנו ראינו את בדיחת הסיטקום הצולעת שבה הבעל והאישה נלחמים והבעל מתנצל והאישה אומרת, "בשביל מה?" הבעל עונה, "אני לא יודע, אבל אני מצטער." רוב הסיכויים שהתשובה רק גורמת לבעיות נוספות. אם אתה כותב מכתב ומציע רק התנצלות מוחלטת למישהו, הסיכויים הם לא פחות טובים שהוא לא ירגיש מרוצה מאוד אחרי שקרא את המילים הגנריות שלך גם אם הסנטימנט ברור וכן. התנצל על העבירה הספציפית, כך שהאדם יכיר בתלונה שלו. פעולה זו תאמת את רגשותיו.
4. צפה בבחירת המילה שלך ובטון שלך. אם אתה מתנצל בפני מישהו - במיוחד על הנייר - היזהר מבחירת מילים וטון. אם מישהו נעלב ממך, הוא עשוי להיות רגיש במיוחד או מצפה לגרוע מכל. מילה אחת שנבחרה בצורה גרועה או משפט שנראה אולי לא כל כך "מתנצל" יכולים בסופו של דבר להחזיר את המצב עוד יותר. היו חד משמעיים ככל האפשר. היזהר ממילים טעונות. במיוחד אם אתה מרגיש גם כל זעם, היזהר מכל רצון תת מודע ללחוץ על כפתורים - אתה יכול לחבל בעצמך אם תתן למכתב שלך להפוך להמשך לוויכוח במקום להתנצלות.

בין אם אתה מתקן גדרות, אוכל עורב או מבצע מטפורה מוזרה אחרת, לומר סליחה לא קל. אבל חשיבה לפני שאתה כותב יכולה לעזור לך לכתוב מכתב שמעביר את הנקודה שלך לקהל המיועד שלך.