חלק מהקטגוריות שאתה יכול להכניס כוללות שכר עבודה, אחזקת משרדים, כלי עזר, ציוד משרדי וכן הלאה.
שנת הכספים מתחילה באוקטובר של השנה הנוכחית, עד ספטמבר, בשנה הבאה. אך בדרך כלל לקראת אמצע הקיץ, האחראים על התקציב כבר צריכים להגיע עם התחזית שלו. מדי שנה מנהלי התקציבים מתלהמים מזה. זה לא הישג קל. מנהל התקציב בדרך כלל מבלה שבועות בניסיון לוודא שהנתונים המוערכים נמנים בתוך כספי החברה והינם מוצדקים.
אך בדרך כלל לקראת אמצע הקיץ, האחראים על התקציב כבר צריכים להגיע עם התחזית שלו.
אם אתה מנהל התקציבים של החברה, או שקיבלת את המשימה לכך, מדריך זה אמור לעזור לך לבצע הערכת תקציב פדרלית. אני מקווה שזה יקל על הלחץ והדאגה בעבודה שאתה אמור להתמודד איתה:
השתמש בגליון העבודה של Excel במחשב שלנו. זה יהיה ממש שימושי ונוח. בגיליון האלקטרוני, ארגן וסיווג את הוצאות החברה לפי טור וחודש; כאשר החודשים סווגו מחדש ומסודרים לפי רבעונים, החל מאוקטובר עד דצמבר, ואחריהם הרבעונים הבאים.
חלק מהקטגוריות שאתה יכול להכניס כוללות שכר עבודה, אחזקת משרדים, כלי עזר, ציוד משרדי וכן הלאה. אל תדאג אם תמלא אותו עם יותר מדי קטגוריות מכיוון שזה אמור להיות מועיל יותר מאשר לשכוח לשים שם פריט. הדפיסו עותק קשיח של זה, כך שתוכלו לרשום הכל תחילה בעזרת עיפרון. אך הקפד לשמור קובץ מקורי במחשב שלך, מכיוון שתזדקק לכך כדי לסיים את הנתונים שלך מאוחר יותר.
אם יש לך רשומות ישנות, אתה יכול לבדוק את זה כדי להקרין את ההוצאות שלך. עם זאת, כאשר המחירים והשיעורים משתנים, כדאי גם לבדוק פעמיים עם אנשים הנוגעים בדבר. לדוגמא, עם אספקה, עליכם לפנות לאלה שמספקים אותם למשרד שלכם ולבקש בדיקת מחירים. לגבי חששות בשכר, פנה לראש השכר כדי שיהיה לך מושג כמה להקצות להוצאות אלה. זה יהיה גם מועיל לבקש מכל אחד ממנהלי המחלקה במשרדך את ההוצאות החזויות שלו. אולי מחלקת השיווק מתכננת אירוע מיוחד בשנה הבאה... ואת העלות בגין זה חייבים להזין בתקציב. ראשי המחלקות חייבים גם לציין אם הם מתכננים להעסיק צוות אחר או לקדם מישהו בקבוצתם, כדי שתוכלו להוסיף את התחזית הזו לתקציב המשכורות.
צרו קשר עם מנהלי תקציבים אחרים מסניפים אחרים ובדקו האם תוכלו גם לקבל מושג לגבי התקציב שלהם ולאן הם מוציאים את כספי החברה. אם תצטרך, השווה את הגיליון האלקטרוני איתם, מכיוון שהוא ייתן לך רעיונות טובים יותר. ברגע שיש לך את הגיליון האלקטרוני של מישהו אחר, בדוק אם הכל חל על החברה שלך. אם לא, אתה יכול לגרד את זה מהרשימה.
בקש מהעובדים את מה שהם מקווים לראות בשנה הבאה, מבחינת ציוד משרדי וציוד נוסף וכלול זאת בהקרנתך.
לאחר שנאספו את כל הנתונים הדרושים, הזן זאת בגליון העבודה שלך ב- Excel ואז הפץ את זה לאנשים הנוגעים בדבר לצורך עיונם והגשתם.
